缩略图

美洲奥林巴斯公司的成功故事

用现代事件技术创造精简的解决方案
4.4美元

百万了

60

参与计划活动的人

2200

小时保存

24美元

年平均会议费用

一名男子在奥林巴斯公司大型活动的舞台上发言

奥林巴斯因昂贵的手工流程和过度的反复讨论而陷入困境,他们全年都在计划数百项活动。这促使一名员工寻找解决方案,以应对奥林巴斯每年花费超过2000万美元的重大事件生命周期。省钱和预防压力是每个员工都可以支持的一个游戏计划。

完全不同的过程和浪费的金钱

在加入奥林巴斯团队后,会议采购部副经理兼多元化与包容理事会主席凯利·佩蒂斯(Kelly Pettis)立即发现,奥林巴斯在活动采购和注册流程方面有巨大的改进空间。虽然大多数员工都负责策划会议,但奥林巴斯却缺少一个专门的会议部门。凯利解释说:“我们的一些策划者利用第三方公司来寻找更大的活动来源。虽然他们的事件成功地执行了,但他们在规划阶段陷入了昂贵的手工流程和过度的反复讨论。凯利表示:“由于整个公司没有一个完整的既定流程,我们意识到,奥林巴斯3900多名员工需要一种更简单的方式来面对面交流,而不会让活动预算达到上限。”

奥林巴斯涉及精密技术、医疗和外科产品、成像系统、相机和其他商业项目,因此它们依赖于合作来推动成功的创新。188金宝慱官方网站“我们有各种各样的会议,”凯利解释道。“我们全年有几种不同类型的销售会议,包括大型全国销售会议、经理会议、销售培训和专业教育。”对于奥林巴斯的60多名全职员工来说,各种各样的活动只是另一个挑战。Kelly补充道:“我们的专业教育部门每年有超过150门课程,其中大约一半的活动利用会议空间。我们的销售培训部门预订房间,我们为使用我们产品的医生开咨询委员会会议,经理会议,部门会议,种类繁多。”188金宝慱官方网站

这项艰巨而重复的任务迫使凯利寻找解决方案,以应对奥林巴斯每年超过2000万美元的重大事件生命周期。她指出:“当我们意识到我们在会议上花了多少钱时,我们认为采购将是我们可以改进的第一种方式。我们开始调查Cvent。”

与利益相关者获得动力

Kelly努力获得奥林巴斯股东的支持,将Cvent作为他们的主要解决方案,旨在将所有会议集中在平台上。省钱和预防压力是每个员工都可以支持的一个游戏计划。目前,任何超过1万美元的会议都是通过Kelly进行采购,任何低于1万美元的会议都是通过全国客户经理或酒店直接进行采购。她说:“我目前正在为我们2018年的全国销售会议采购1300个房间夜和20多万平方英尺的空间。如果我必须手动在谷歌上查看一个又一个酒店,那么如果我没有Cvent,我可能需要10个人。”在为一次会议采购了超过18家酒店三次之后,凯利知道采购技术是必需的,也是计划如此大规模会议的唯一方法。

2015年11月,奥林巴斯还成立了中央采购部门,该部门将会议支出作为自己的类别,在Cvent工具中完成政策、流程和工作流程。凯利坚称:“会议日程大大提高了透明度。”“我们知道公司里有什么会议。如果我们有两个不同的部门在同一个地方开会,我们可以把他们放在同一个合同上,或者让其中一个为另一个协商更好的价格。获得支持对团队来说是一个巨大的胜利,越多的人参与进来,项目就会变得越成功。”Kelly已经为团队成员创建了一个活动模板,以及一个集成注册的新网站设计。这两项改进引起了许多杰出参与者的注意。

一个采购成功

Kelly很高兴地注意到使用Cvent供应商网络和其他Cvent解决方案对组织的可衡量的改善。她表示:“自推出Cvent以来,我们总共节省了440万美元。”这对奥林巴斯来说是一个巨大的成功。团队的下一个目标是在Cvent系统中实施并培训计划各部门活动的员工。Kelly补充道:“这样我们就可以让每一项活动都通过一个中心来源,无论成本如何,这让我们完全透明。”

凭借新的采购和管理技术,奥林巴斯团队已经准备好迎接未来的风暴。他们继续寻找省钱的方法,并改善员工、客户和所有人的活动体验。


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