缩略图

奥林匹斯美洲公司的成功故事

使用现代事件技术创建流线型解决方案

$ 4.4.

百万节省

60.

参与计划活动的人员

2200

节省了几小时

24美元

年平均会议开支

一名男子在奥林巴斯(Olympus)大型企业活动的舞台上发言

奥林巴斯通过昂贵的手工流程陷入困境,并在全年计划数百个活动时过度前后讨论。这将一名员工推动了可以处理奥林巴斯巨大活动生命周期的解决方案,该解决方案正在为公司耗费2000万美元的费用。节省金钱和预防压力是每位员工都可以落后的游戏计划。

不同的流程和浪费的金钱

在加入奥林巴斯团队后,会议采购副经理兼多样性和包容性委员会主席Kelly Pettis立即发现奥林巴斯在活动采购和注册流程方面有很大的改进空间。虽然大多数员工都负责策划会议,但奥林巴斯缺乏专门的会议部门。“我们的一些策划者利用第三方公司来为更大型的活动提供资源,”凯利解释道。虽然他们的事件成功地执行了,但在计划阶段,他们陷入了昂贵的手工流程和过度的来回讨论。“由于整个公司没有一个完整的流程,我们意识到,超过3900名奥林巴斯员工需要一种更简单的方式来进行面对面的会面,而不需要超支活动预算,”凯利说。

奥林巴斯涉及精密技术、医疗和手术产品、成像系统、相机和其他业务项目,因此他们依赖合作来推动成功的创新。188金宝慱官方网站“我们有各种各样的会议,”凯利解释说。“我们全年有几种不同类型的销售会议,包括大型全国销售会议、经理会议、销售培训和专业教育。”各种各样的活动只是对奥林巴斯60多名员工的另一个挑战,他们每年都有额外的全职工作。Kelly补充道:“我们的专业教育部门每年有超过150门课程利用房间空间,其中大约一半的活动利用会议空间。我们的销售培训部为使用我们产品的医生召开顾问委员会会议,经理会议,部门会议等等。”188金宝慱官方网站

这种压倒性的重复的任务推动了凯利来寻找可以处理奥林巴斯巨大事件生命周期的解决方案,这是每年耗费20万美元的公司。她注意到,“当我们意识到我们在会议上花了多少钱时,我们认为采购将是我们可以改进的第一种方式。我们开始调查Cvent。”

与利益相关方取得进展

Kelly致力于在奥林巴斯的利益相关者中获取买入,因为他们的主要解决方案,旨在使所有会议集中在平台内。节省金钱和预防压力是每位员工都可以落后的游戏计划。目前,通过凯利来源超过10,000次会议,任何10,000美元的会议都会通过国家账户经理或酒店直接来源。她说:“我目前正在为我们的2018年国家销售会议提供1,300个房间夜晚和超过20万平方英尺的空间。如果我在谷歌酒店在酒店抬起酒店才能通过查找酒店,我可能需要十个人没有cvent。“在仅为一个活动中提供超过十八次的酒店后,Kelly知道所需要的采购技术,并是计划在这种大规模方面会议的唯一途径。

2015年11月,奥林巴斯还推出了一家中央采购部门,该部门建立了与其自身类别的会议,在CVVENT工具中完成了政策,流程和工作流程。“会议日历大大提高了透明度,”凯莉坚持。“我们知道公司发生了哪些会议。如果我们在同一地点有两个不同的部门,我们可以将它们放在同一合同中或使用一个人来谈判更好的速率。获得买入为球队赢得巨大胜利,越多,船上就越多,程序就越成功。“Kelly已经为团队成员创建了一个活动模板,以及具有综合注册的新网站设计。这两种改进都引起了许多杰出参与者的眼睛。

一个采购成功

凯利很兴奋地注意到使用CVVENT供应商网络和其他CVVENT解决方案对组织的可衡量改进。她说:“我们的总储蓄以来,我们推出了CVENT,现在正式为440万美元。”这是奥林巴斯的巨大成功。该团队的下一个目标正在实施和培训从CVVENT系统内的每个部门计划事件的员工。“那么,无论成本,允许美国的总透明度,凯莉补充说,我们可以通过一个中央来源进行每一个活动。

凭借他们新的采购和管理技术,奥林巴斯团队已经准备好迎接风暴般的未来。他们一直在想方设法为员工、客户和所有人省钱、改善活动体验。


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