缩略图

美国奥林巴斯公司的成功故事

使用现代事件技术创建流线型解决方案

4.4美元

百万了

60

参与策划活动的人

2200

小时保存

24美元

年平均会议经费

一名男子在奥林巴斯公司大型活动的舞台上发言

奥林巴斯在一年中计划数百个活动时,陷入了成本高昂的手工流程和过度的反复讨论之中。这促使一名员工寻找解决方案,以应对奥林巴斯巨大的事件生命周期,这使公司每年损失超过2000万美元。省钱和防止压力是每个员工都可能会落后的一个游戏计划。

不同的过程和浪费金钱

Kelly Pettis是会议采购副经理,也是多样性和包容性委员会主席,在加入奥林巴斯团队后,她立即看到了一家在活动采购和注册流程方面有巨大改进空间的公司。虽然大多数员工都负责计划会议,奥林巴斯却缺乏专门的会议部门。“我们的一些策划者利用第三方公司来采购更大的活动,”凯利解释说。当他们的事件成功执行时,他们陷入了昂贵的手工过程和计划阶段过度的反复讨论。凯利说:“由于整个公司没有一个完整的既定流程,我们意识到,超过3900名奥林巴斯员工需要一种更简单的方式来面对面交流,而不需要将活动预算最大化。”

奥林巴斯涉及精密技术、医疗和外科产品、成像系统、相机和其他商业活动,因此他们依赖合作来推动成功的创新。188金宝慱官方网站“我们有各种各样的会议,”凯利解释说。“我们全年有几种不同类型的销售会议,包括大型全国销售会议、经理会议、销售培训和专业教育。”对于奥林巴斯的60多名员工来说,各种各样的活动只是另一个挑战。他们每年都要承担额外的全职工作。Kelly补充道:“我们的专业教育部门每年有超过150门课程利用教室,其中大约一半的活动利用会议空间。我们的销售培训部门会预订房间,我们为使用我们产品的医生举行咨询委员会会议,经理会议,部门会议——种类很多。”188金宝慱官方网站

这个繁重而重复的任务迫使Kelly去寻找解决方案来处理奥林巴斯巨大的事件生命周期,而这每年花费公司超过2000万美元。她指出:“当我们意识到我们在会议上花了多少钱时,我们认为采购将是我们可以改进的第一个方法。我们开始调查Cvent。”

获得利益相关者的支持

Kelly努力从奥林巴斯的利益相关者那里获得支持,将Cvent作为他们的主要解决方案,目的是让所有的会议都集中在这个平台上。省钱和防止压力是每个员工都可能会落后的一个游戏计划。目前,任何超过1万美元的会议都由凯利提供,低于1万美元的会议则由全国客户经理或酒店总监提供。她说:“我目前正在为我们2018年的全国销售会议采购1300间房夜和超过20万平方英尺的空间。如果我必须手动在谷歌上一个接一个地查找酒店,如果没有Cvent,我可能需要10个人。”在为一个活动三次采购超过18家酒店之后,Kelly知道采购技术是必要的,也是计划如此大规模会议的唯一方法。

2015年11月,奥林巴斯还推出了一个中央采购部门,将会议支出作为自己的类别,在Cvent工具内完成政策、流程和工作流程。“会议日程大大提高了透明度,”凯利坚持说。“我们知道公司里正在举行什么会议。如果我们有两个不同的部门在同一个地点开会,我们可以把他们放在同一个合同上,或者用其中一个为另一个谈判更优惠的价格。获得支持对这个团队来说是一个巨大的胜利,加入的人越多,这个项目就越成功。”Kelly已经为团队成员创建了一个活动模板,以及一个集成注册的新网站设计。这两项改进都引起了许多杰出参与者的注意。

一个采购成功

凯利兴奋地注意到使用Cvent供应商网络和其他Cvent解决方案对组织的可衡量的改进。她说:“从Cvent成立以来,我们总共节省了440万美元。”这对奥林巴斯来说是一个巨大的成功。该团队的下一个目标是在Cvent系统内实施并培训计划各部门活动的员工。凯利补充说:“这样我们就可以让每一个活动都通过一个中心来源,不管花费多少,让我们完全透明。”

凭借他们新的采购和管理技术,奥林巴斯团队已经准备好迎接未来的风暴。他们继续寻找省钱的方法,为员工、客户和所有人改善活动体验。


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