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IMEX集团

由于全球大流行,IMEX集团不得不取消他们的春季法兰克福活动,而是决定通过举办一场虚拟的免费活动来回报这个行业

95%的手机应用采用率
1500个人约会
各届会议共有12,500个席位

这个问题

IMEX集团的首席执行官Carina Bauer和她的团队计划在5月份在法兰克福现场举办IMEX活动。然而,像世界上大多数地区一样,不断扩大的流行病打乱了他们的计划。他们需要快速评估即将到来的战略,以适应未来的变化。到3月中旬,他们不得不宣布取消法兰克福IMEX。Carina指出:“Covid-19不仅对IMEX法兰克福展造成了毁灭性的影响,对支持IMEX在法兰克福和世界各地展览的整个生态系统也造成了毁灭性的影响……188金宝搏在外国稳定么它对整个行业产生了影响。”

IMEX团队希望在这个需要的时候回馈社会,为行业做些事情。他们评估了他们通常会在某一场演出中包含的元素,最终确定了哪些部分可以在短短六周内转向虚拟。“我们审视了我们在IMEX所做的一切;福利、教育内容、社交、1:1的商务约会,”Carina解释道。“我们把它们分开,思考如何以IMEX独有的方式在网上提供这些服务,给被封锁的人们带来一点快乐。”这是我们的指导原则。”

为了交付该事件,IMEX团队需要一个全面的策略。“我们把展会分开,研究所有这些单独的元素,然后我们把团队分成小组,研究它的不同元素,比如技术平台、举办教育会议,以及IMEX运营和网络元素等。”这种快速的转变意味着这种战略方法能够最好地满足内部团队和与会者的需求。她补充说:“这是以我们需要的速度做这件事的最好方式。从怀孕到分娩大约需要六周时间。”

他们有效地结合了Cvent的注册工具、CrowdCompass移动应用和6Connex的虚拟环境。这一切都与他们的3D虚拟行星IMEX岛相连,他们创建了一个中心枢纽,为更广泛的活动的各个方面的信息。一切都需要无缝衔接,包括错综复杂的品牌细节,从3D虚拟岛屿上小鸟的鸣叫,到房间的颜色联想。



这个过程

对于这样一个规模的事件来说,这是一个前所未有的转变,所有参与其中的人都有一个学习曲线。Carina和她的团队登上了Cvent,并指出紧密的合作关系为团队提供了良好的服务。“我们从一开始就与Cvent合作。他说。他们很快就理解了这个项目的成功执行需要什么,以及当其他MICE领导者在类似的领域中穿行时,这对其他活动行业意味着什么。他们知道,Cvent的集中式平台和高效组装的团队的结合将是成功的关键。IMEX团队使用Cvent的事件生成器服务设计了一个网站和注册流程,这是一个品牌上的,与会者可以很容易地在其中建立他们的议程。他们使用了CrowdCompass应用构建服务,以确保在外观和感觉上的一致性,并通过实时投票、问答和活动当天在应用中与其他参与者联系,为参与者提供更多互动元素。他们还在6Connex内建立了虚拟环境,供与会者在当天访问Zoom网络研讨会的广播服务。有了这一套强大的技术,事情有了一个稳定的开始。

以支持行业和培养有价值的联系为中心目标,Car188金宝搏在外国稳定么ina的团队仔细考虑了活动的结构。Carina说:“我们想把IMEX的一些元素带到这个行业,这真的是关于推动连接、社区和一点快乐。”他们选择关注的三个领域是教育、网络和社区。PlanetIMEX由三个岛屿组成:一个以海滩为主题的社区岛,一个以森林为灵感的教育岛和一个以峡谷、山脉和山谷为特征的网络岛。活动的主要一天是edmonday Live,它对整个行业开放,为参与者提供了大量的教育内容。他们也有专门的教育日,包括三个方向,针对协会,公司和机构。每一个都有自己的专业路线。每首歌时长3小时,包括网络和社会活动、小组讨论和主题演讲。这需要大量的协调工作,因为事件需要多种注册类型、事件应用程序和网络功能。他们还必须保持观众的参与度。 The IMEX team worked close with Cvent to figure out the best steps to roll this out.


与会者无缝体验

所有技术解决方案之间的集成为与会者创造了无缝体验,这是IMEX的关键要求。他们希望确保与会者不会在虚拟环境中面临任何障碍或并发症,因为它们通过注册到虚拟事件空间以及事件应用程序而移动。Carina解释说:“在注册过程中,你选择说你想去会话A,B和C,当你在Crowdompass应用程序中,那些会话被自动保存到您的日程表中。你可以直接点击它们,进入Zoom环境。”他们还使用Cvent Mobile应用程序在会议上启用演示者和与会者之间的交互。“我们还将CrowdCompass应用程序用于交互式元素,因此您还可以通过App与其他与会者聊天,并通过应用程序访问轮询和问答,”Carina补充道。他们可以使用他们的手机访问该应用程序,该应用程序给出了与会者的第二屏幕,为会话贡献并与其他与会者和扬声器进行互动。“让第二个屏幕很有价值。他们可以在他们的电脑屏幕上查看他们的会话,并在他们的移动开放的网络元件上有第二个屏幕,他们可以向扬声器提问。“

Carina和团队与Cvent和Cvent的合作伙伴,6Connex合作,创建了完整的虚拟体验,使系统之间的无缝数据流动。“通过Cvent的合作伙伴网络,我们利用了6Connex系统,Carina说,可以通过6Connex系统,并且Cvent的注册数据能够通过我们创建虚拟环境的6Connex系统,”Carina说。此自动化过程允许与会者使用安全和高效的用户体验轻松访问虚拟事件。“如果您注册了Edumonday Live,例如,您已发送了一个链接,”Carina补充道。“你会点击该链接,并直接通过虚拟环境,然后通过它可以访问我们为Edumonday Live提供的所有教育课程。”

Carina指出,他们还能够通过这些综合系统收集有价值的数据。她说:“通过这个系统,我们能够获得非常丰富的数据,关于人们做了什么,他们去了哪里,他们看到了什么,他们在这个系统上待了多长时间。”这为IMEX提供了对未来事件有价值的详细事件洞察。


PlanetIMEX

PlanetIMEX计划包括45会话,战略目标是解决目前的情况,以及它对活动行业的未来意味着什么。他们带来了44位世界级的演讲者和主持人主持思想领导讨论,参与研讨会和网络会议。iMEX知道让人们从事从事人们越来越令人分心的虚拟环境是一项挑战。为了增加所有这些会议的互动,他们在战略时间销售人群群体应用程序,以便人们可以更有效地参与。“在每个会话开始时,主持人将提及应用程序。我们真的推动了人们使用该应用程序的网络,问答和投票,“Carina说。这导致了一个95%的应用程序采用在活动的参与者中打分。由于团队的营销努力,这些信息真正击中了代表们的要害,因为他们知道这将是沟通的主要来源之一。有超过9000名用户贡献,包括社交媒体分享和应用内网络,在4.2万个整体的参与点,比如书签演讲者和浏览赞助商页面,一个总在EduMonday Live应用上开放了38000分钟

在edumonmonday Live的那天,IMEX请来了自己内部的超级明星团队、Streamlined Communications的项目经理,以及Cvent的一些广播专家,以确保节目的顺利进行。在集成的帮助下,在Cvent中收集的数据流入用于Zoom查看的虚拟环境,为与会者创建一个无缝和安全的旅程。在幕后,发言者和审核员在团队协调从缩放会议到缩放会议的过渡过程中进行协调。与会者配备了详细的加入说明和提醒,以便轻松地在虚拟环境中导航,IMEX能够实时地看到系统的同步。“周一有近6000人注册了教育,其中近50%的人参加了。这些人中有一半是IMEX的新手,所以这对我们来说非常重要,”Carina说。“我们与那些以前没有去过展会的人进行互动,并把他们带到我们的世界。所以我们对此非常满意。”Carina解释说,那些参加了这次活动并参加了多个会议的人,“在45个会议中,12500个席位被填满了。”在活动之前、期间和之后,他们也看到了很高的网站访问率。 Where ‘”25,000 unique people have accessed PlanetIMEX, their dwell time was between four and seven minutes which is very high for online,” Carina notes.

Carina强调,在如此短的时间内,真正帮助这个支点的是互相支持的团队。188金宝搏在外国稳定么所有参与的人都明白这对与会者、组织者和整个行业的好处,他们会在周末甚至英国的银行假期花上几个小时来确保成功。这是值得的,因为这一事件为事件行业的弹性设立了标准,IMEX集团征服了成功翻转这一里程碑式的事件的挑战。

Carina和团队对这次活动的结果和反馈非常满意。她指出:“从会议的参与度、社会活动、IMEX的运行以及1500个个人预约方面来看,反馈是惊人的。所有这些都取得了巨大的成功。”


未来

Carina相信,在全球大流行消退后,亲自活动的未来是光明的。她坚持说:“我毫不怀疑经历过这样的经历,当人们回到现场时,我认为他们会在很深的情感层面上享受这些经历。”他们也会比以往任何时候都更深刻地认识到现场活动的价值。Carina猜测道:“我知道,当人们回到现场事件时,他们会记得为什么现场事件如此重要,以及为什么它对做生意更有效。”