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IMEX组

由于全球流感大流行,IMEX集团不得不取消春季法兰克福活动,并决定通过举办一场虚拟的免费活动来回报业界
95%的手机应用采用率
1500个人约会
12500个座位坐满了整个会议

问题

IMEX集团首席执行官Carina Bauer及其团队计划在5月份举办IMEX法兰克福现场活动。然而,日益严重的流感大流行颠覆了他们的计划,世界上大部分地区也是如此。他们需要快速评估即将实施的战略,以适应未来的变化。到3月中旬,他们不得不宣布在法兰克福取消IMEX。Carina指出,“新冠病毒-19不仅对法兰克福的IMEX产生了毁灭性的影响,而且对整个生态系统也产生了破坏性的影响,无论是在法兰克福还是在世界各地,它都支持IMEX这样的展会……它对整个行业都产生了影响。”188金宝搏在外国稳定么

IMEX团队希望在这个需要的时候回馈并为行业做些事情。他们评估了他们通常会在其中一场演出中包含的元素,最终确定了他们可以在六周内转向虚拟的部分。Carina解释说:“我们研究了我们在IMEX所做的一切:福利、教育内容、人际网络、1:1的商务约会。”。“我们将它们分开,并考虑如何以IMEX独有的方式在线交付这些信息,并在人们处于锁定状态时给他们带来一点快乐。这是我们的指导原则。”

为了完成这次活动,IMEX团队需要一个全面的战略。“我们将展会分开,研究了所有这些单独的元素,并将团队分成小组,调查其中的不同元素,如技术平台、开展教育课程,以及IMEX运行和网络元素。”周转的快速性意味着这种战略方法能够最好地满足内部团队以及与会者的需求。她补充道:“这是以我们需要的速度生产的最好方法。从怀孕到生产大约需要六周。”

他们将Cvent的注册工具、CrowdCompass移动应用程序以及与6Connex的集成有效地结合在一起,为他们的虚拟环境服务。这一切都与他们的3D虚拟行星IMEX岛相连,他们创建了IMEX岛,将其作为更广泛活动各个方面信息的中心枢纽。一切都需要天衣无缝,包括复杂的品牌细节,从在3D虚拟岛上鸣叫的鸟儿到房间的颜色组合。



过程

对于参与其中的每个人来说,这都是一个学习曲线,因为对于这种规模的事件来说,这是一个前所未有的转变。Carina和她的团队登上了Cvent,并指出这种紧密的合作对团队很有帮助。“我们从一开始就与Cvent合作他说。他们很快就了解了成功实施该项目所需的条件,以及当其他MICE领导者在类似地区穿行时,该项目对会展业的其他行业意味着什么。他们知道,Cvent的集中平台和高效组合的团队的结合将是成功的关键。IMEX团队使用Cvent的Event Builder服务设计了一个网站和注册流程,该网站和注册流程以品牌为基础,便于与会者在其中构建议程。他们使用CrowdCompass应用程序构建服务来确保外观和感觉的一致性,并通过使用现场投票、问答以及在活动当天与应用程序内的其他与会者联系,为与会者提供更多互动元素。他们还在6Connex内构建了虚拟环境,让与会者在当天访问Zoom网络研讨会广播服务。有了这套强大的技术,一切都有了坚实的开端。

Carina的团队以支持行业和培养有价值的关系188金宝搏在外国稳定么为中心目标,仔细考虑了活动结构。Carina说:“我们想从IMEX中引入一些元素,并将其应用到行业中,这实际上是为了促进关系、社区和一点乐趣。”。他们选择关注的三个领域是教育、网络和社区。PlanetIMEX由三个岛组成:一个以海滩为主题的社区岛、一个以森林为灵感的教育岛和一个以峡谷、山脉和山谷为特色的网络岛。活动的主要日子是EduMonday Live,该活动向整个行业开放,为与会者提供了大量的教育内容。他们还举办了一个专家教育日,包括针对协会、公司和机构的三条轨道。每个都有自己的专业轨迹。每首曲目长达三个小时,内置网络和社交活动、小组会议和主题演讲。这需要大量的协调,活动需要多种注册类型、活动应用程序和网络功能。他们还必须让观众参与进来。IMEX团队与Cvent密切合作,找出了推出该产品的最佳步骤。


为与会者提供无缝体验

所有技术解决方案之间的集成为与会者创造了无缝体验,这是IMEX的关键要求。他们希望确保与会者在注册到虚拟活动空间和活动应用程序时不会在虚拟环境中遇到任何障碍或复杂情况。Carina解释说:“在注册过程中,你选择了说你想进入会话A、B和C,当你使用CrowdCompass应用程序时,这些会话会自动保存到你的日程安排中。你可以直接点击它们并访问缩放环境。”他们还使用Cvent移动应用程序在会议上实现演示者和与会者之间的交互。Carina补充道:“我们还使用CrowdCompass应用程序作为互动元素,因此您也可以在会议中与其他与会者聊天,并通过该应用程序访问民意调查和问答。”。他们可以使用手机访问该应用程序,该应用程序为与会者提供了第二个屏幕,用于参与会议并与其他与会者和发言人互动。“拥有第二个屏幕是很有价值的。他们可以在电脑屏幕上查看会话,在手机上打开第二个屏幕以查看网络元素,还可以向发言者提问。”

Carina和团队与Cvent和Cvent的合作伙伴6Connex合作,创造了完整的虚拟体验,实现了系统间的无缝数据流。“通过Cvent的合作伙伴网络,我们使用了6Connex系统,Cvent的注册数据能够传递到我们创建虚拟环境的6Connex系统,”Carina说。这一自动化过程使与会者能够以安全高效的用户体验轻松访问虚拟活动。“例如,如果你注册了EduMonday live,你会收到一个链接,”Carina补充道。“您可以单击该链接,直接进入虚拟环境,然后通过该链接,您可以访问我们为EduMonday Live举办的所有教育课程。”

正如Carina所指出的,他们还能够通过这些集成系统收集有价值的数据。她说,“通过该系统,我们能够获得关于人们做了什么、去了哪里、看到了什么以及在系统上呆了多长时间的非常丰富的数据。”这为IMEX提供了对未来事件有价值的详细事件见解。


PlanetIMEX

PlanetIMEX计划包括45会话,旨在解决目前的情况,以及这对活动行业的未来意味着什么。他们带来了44位世界级的演讲者和主持人主持思想领导力讨论、参与研讨会和网络会议。IMEX知道让人们参与到一个虚拟环境中是一个挑战,在这个虚拟环境中,人们更容易分心。为了增加所有这些会议中的互动,他们在战略时刻推出了CrowdCompass应用程序,以便人们能够更有效地参与。Carina说:“在每次会议开始时,主持人都会提到这个应用程序。我们真的鼓励人们使用这个应用程序进行社交、问答和投票。”。这导致了一场灾难95%的应用程序采用率活动参与者中的评分。由于团队的营销努力,这些信息真正打动了代表们,因为他们知道这将是沟通的主要来源之一。超过9000个用户贡献,包括社交媒体分享和应用程序内部网络结束42000个总体参与点,如为演讲者添加书签和查看赞助商页面一个总EduMonday Live应用程序开放38000分钟

在EduMonday Live当天,IMEX邀请了自己内部的超级明星团队、Streamlined Communications的项目经理和Cvent的一些广播专家,以确保顺利运行。在集成的帮助下,Cvent中收集的数据流入用于Zoom视图的虚拟环境,为与会者创建一个无缝和安全的旅程。在幕后,讲者和主持人被协调,因为团队安排了从放大会议到放大会议的过渡。与会者配备了详细的连接说明和提醒,可以轻松地在虚拟环境中导航,IMEX能够实时看到系统的同步。“我们周一有近6000人注册,其中近50%的人参加了。其中一半的人是IMEX的新手,所以这对我们来说真的很重要。”Carina说。“我们与从未参加过展会的人进行互动,把他们带进我们的世界。所以我们真的很高兴。”Carina解释说,在参加活动和参加多个会议的人中,“在45个会议中,有12500个座位坐满了。”他们也看到了高网站访问率之前,期间和之后的活动。 Where ‘”25,000 unique people have accessed PlanetIMEX, their dwell time was between four and seven minutes which is very high for online,” Carina notes.

Carina强调,在如此短的时间内,真正帮助这个轴心的是团队之间互相支持。188金宝搏在外国稳定么每个参与者都明白这对参与者、组织者和整个行业的好处,他们在周末甚至英国的银行假期都投入了大量时间,以确保会议的成功。IMEX集团克服了挑战,成功地举办了这一具有纪念意义的活动,为活动行业的弹性设定了标准。

Carina和团队对活动的结果和反馈非常满意。她指出:“从参与会议、社交活动、IMEX运行和1500次个人预约等方面来看,反馈非常显著。所有这些都取得了巨大的成功。”


未来

Carina相信,在全球疫情消退后,面对面活动的前景是光明的。她坚持说:“毫无疑问,我经历过这样的经历,当人们真的回到过去的生活中,我认为他们也会在非常深刻和情感的层面上真正享受它们。”他们也会比以往更深刻地认识到现场活动的价值。Carina猜测道:“我知道当人们回到现场活动时,他们会记得为什么现场活动如此重要,为什么它对做生意更有效。”