2021年4月12日,
霍华德在麦迪逊

面对面互动的价值永远不会消失,但有些时候,虚拟活动是你活动计划的必要组成部分。但是,你如何将一个充满社交机会、教育会议和与会者见解的多日会议转化为虚拟活动呢?

一旦你这样做了,你如何确保与会者在整个活动中都参与进来?

举办一场虚拟活动需要与现场活动同样的关注和关注。对于这两项活动,你需要有效地推广活动,吸引与会者,为与会者创造难忘的时刻,并证明活动的成功。

唯一缺少的就是场地和现场的参与者。但是,通过思考虚拟活动而不是小型的一次性演示或网络研讨会,但作为增值的、参与性驱动的体验,你可以创造一个影响深远的事件,远远超出电脑屏幕。

在这篇文章中,我们将讨论:

什么是虚拟事件?

你可能参加过在线研讨会,观看过按需健身课程,或者使用视频会议工具参加过会议。你甚至可能坐在舒适的办公桌上参加会议。这些都是虚拟事件的例子。虚拟活动是指人们在网上体验活动及其内容,而不是亲自聚集在一起。根据谷歌趋势在美国,世界正越来越多地转向虚拟。


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4虚拟事件的主要类型


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当涉及到整个活动计划时,虚拟活动可以添加到您主持的活动、您参加的活动和您的内部活动的组合中。虚拟事件不是其他类型事件的替代品,而是一种可以添加和增强整个程序的新类型。以下是四种主要类型的虚拟活动

1.在线研讨会

什么是网络研讨会?网络研讨会通常持续45到80分钟。举办网络研讨会可以让来自世界各地的与会者加入进来,并聆听一个或多个演讲者展示的内容。公司可以向使用在线支付服务参加网络研讨会的与会者收费,也可以免费提供。网络研讨会通常使用视频会议工具,允许问答、现场演示或预录制视频,并在会后按需提供。由于一次性的教育性质,网络研讨会以100%的虚拟出席率蓬勃发展。这些也包括内部和外部的培训。


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2.虚拟会议

就像面对面的会议一样,虚拟会议是建立在一个实时的,复杂的议程,包括主题,会议,突破,等等。虚拟会议包括多会议内容,可以涉及社区参与工具。虽然在吸引潜在客户和建立人脉方面不如现场会议有效,但虚拟会议允许与会者实时查看主题,根据相关的按需内容构建自己的议程,并与其他与会者进行互动。

3.内部混合事件

这些活动包括市政厅、销售启动会、全公司范围的活动、培训、部门会议等等。对于跨国家、甚至大洲的组织,当员工不在同一个地方时,内部混合事件用于向整个公司共享消息。虽然将每个员工都空运到您的组织总部是一件很棒的事情,但这将是非常昂贵的,并且所需的调度将非常耗时。下一个最佳选择是举办部分面对面、部分虚拟的活动。虚拟团队建设活动能很好地处理内部混合事件。

4.外部混合事件

这些活动是为您组织之外的人举办的。它们可以是用户会议或行业会议。这些活动需要更高级别的视频制作,以便虚拟参与者能够获得与现场参与者类似的质量。这些活动允许无法前往参加活动的参与者参与和学习。要在外部的混合活动中提供同样的价值是有挑战性的,因为面对面的与会者能够比那些虚拟出席者更自由地建立关系网,更容易参与内容。

为什么要举办虚拟活动?

举办虚拟活动的原因与举办面对面活动的原因相同:传达公司的信息,推动潜在客户和收入,推动用户接受,并建立终身忠诚度。会议和活动策划者已经在面对面、虚拟和混合的事件每一种类型的会议都有自己的优缺点。例如,网络研讨会得益于虚拟,因为它是专门为传播思想领导力、培训或其他内容而打造的一张大网,然而,用户会议或区域培训计划是有目的的,目的是创造一对一的面对面交流,面对面交流可以增强这种交流。今年,微软他们的构建开发人员会议以虚拟为中心。在决定是否将活动虚拟化时,要考虑你希望从活动中获得什么,以及这些目标在虚拟与真人之间的实现情况。

以下是举办虚拟活动的几个理由:

  • 可访问性:虽然活动仍在现场举行,但虚拟选项允许您容纳无法亲自参加的参与者。
  • 预算:你的组织需要削减成本,将较小的活动和网络研讨会虚拟起来,可以帮助将资金转移到一年中带来最多线索的最大活动上。当与会者担心旅行预算时,虚拟或混合选项也会有所帮助。
  • 没有其他选择:无论是由于极端天气、旅行禁令还是天灾,你都不得不将自己的活动虚拟化或完全取消。

面对面的还是虚拟的——基本要素很重要

活动策划归根结底是基础。所有活动,无论是面对面的还是虚拟的,都可能是你整合营销组合的一部分。你是否从整体上考虑了你的个人活动和虚拟活动?想想。你的客户和潜在客户都将参加你的现场活动和虚拟活动。它们将与你的其他营销组合一起工作,以接触并吸引你的用户,并为你提供完整的利益图景。所以虚拟事件不应该与其他事件隔离开来。他们需要被纳入你的会议和活动计划。

活动策划基础

  • 与面对面的活动一样,虚拟活动也需要良好的营销。没有目标明确、有效的推广,出勤率就会下降。
  • 内容为王。在虚拟设置中,您的内容你的事件。为与会者量身定制的强有力的主题演讲和吸引人的会议是至关重要的。
  • 孤独并不意味着孤独。让虚拟参与者参与进来。提供与每个参与者类型相关的选项,并为虚拟活动利用在线活动指南。
  • 数据是证明事件成功的唯一途径。衡量参与度和获取参与者数据是证明事件ROI和激活买家旅程的唯一方法。

但面对面活动和虚拟活动并不完全相同

虚拟活动具有面对面活动所没有的局限性。面对面的活动可以吸引有独特目的地和网络承诺的参与者,而虚拟活动必须依赖于内容。营销人员和策划者需要将内容营销到能得到最佳反应的细分市场。对于虚拟活动,策划者必须决定如何提供内容。在面对面的活动中,分组会议和多个内容选项同时举行。你计划的是同时提供多个内容选项的虚拟活动,还是提供多个单一内容体验?这是一个必须做出的决定。不仅如此,通过虚拟会议更困难,需要创意和活动技术,如移动活动应用程序,以产生影响。

另一个现实是,有了虚拟活动,面对面的交流就会受到影响。没有别的办法了。参与者之间的关系网并不可行,销售会议必须在事后召开,使用虚拟数据而不是现场收集的线索。如果你的会议是虚拟的,你还能和你的销售代表在接下来的日子里进行一对一的会议来讨论客户细节吗?事件发生后,需要更快地进行后续行动。数据至关重要,后续行动必须迅速到位。虚拟活动永远无法提供与真人活动同等水平的面对面互动。话虽如此,还是有办法让虚拟活动成功的,但这需要周密的计划、大量的数据和灵活性。

虚拟事件元素

虚拟活动是围绕内容、参与者参与度和数据构建的。188金宝搏手机登录虽然虚拟活动不需要餐饮,但它们与其他类型的活动有许多相同的元素。视频制作的质量和连通性,以及包含议程和内容的网站都很重要。根据《福布斯》在美国,一个虚拟活动应该包含现场和预先录制的内容。以下是构成虚拟事件的元素:

  • 活动网站
  • 事件注册
  • 现场演讲内容
  • 生活,单向音频/视频
  • 问题和答案
  • 现场调查
  • 笔记/最喜欢的幻灯片
  • 记录内容
  • 交互式视频会议
  • 反馈调查

举办虚拟活动的活动技术和虚拟活动平台

虚拟展会

虚拟活动依赖于技术。如果没有电脑和移动设备的使用,参会是不可能的。但除了视频会议工具,虚拟会议技术还有更多内容。就像面对面的活动一样,虚拟活动也得益于整体的使用事件的技术平台这可以帮助你推广、执行和管理你的活动。以下是在执行虚拟事件时需要使用的最重要的事件技术。

  • 活动网站
    你的活动网站用于活动宣传。无论活动是虚拟的还是面对面的,它的目的都是一样的。您的活动网站是您吸引潜在参与者并吸引他们注册活动的主要促销工具。你的活动网站应该传达你的虚拟活动的价值,包括活动时间表,展示演讲者,包括常见问题,并指出潜在的参与者注册。
  • 登记
    登记是您收集数据的第一个工具,对您的活动至关重要。注册工具允许参与者注册虚拟活动,提交偏好和个人信息,并在需要时提供支付。一个强大的在线注册工具可以让参与者轻松注册,并为策划者和营销人员提供他们需要的数据,以计划一个伟大的活动和证明活动的成功。
  • 电子邮件
    电子邮件营销可以推动对活动的需求,增加注册人数,在活动前通知参与者,并用于参与虚拟活动,最后通过反馈调查。在活动的各个阶段,电子邮件都是与参与者沟通的最佳方式。使用电子邮件营销工具,发送品牌的、个性化的电子邮件,根据与会者数据自动发送电子邮件,并提供开放率和点击率指标。
  • 线上活动指南及移动活动App
    虚拟事件中最重要的事件技术之一在线活动指南和移动活动应用程序是活动期间与会者的基地。你可能会发现这一点令人惊讶,但移动事件应用程序对于面对面事件和虚拟事件一样重要。这些工具适用于移动设备和web浏览器,是与会者的主要信息中心。带有会议链接的议程将内容放在与会者的指尖。在这里,与会者可以选择将哪些会议添加到他们的议程中,规划者可以收集有关会议受欢迎程度和与会者参与度的数据。这些工具还可以连接与会者,并提供消息传递工具,使与会者能够虚拟地建立网络和促进联系。188金宝搏手机登录
  • 事件的反馈
    对于虚拟活动来说,活动反馈至关重要,因为策划者无法通过现场参与者的表情或口头反馈来判断他们的反应。使用事件的反馈工具利用事后调查收集反馈,以证明事件的成功。此外,事件反馈还可以作为一种工具,用于确认虚拟潜在客户,并推动他们进行销售。
  • 集成
    集成确保重要的注册和参与者数据在您的活动技术系统和您的虚拟活动平台.它还使这些数据能够与您的营销自动化和CRM系统共享。使用集成工具将你的参与者数据放在一个地方,让你可以更快地抓住线索,并从会议出席和参与等事件中分析关键见解。

基础知识:如何举办虚拟活动

您已经决定要或需要计划虚拟活动。那你怎么做呢?规划过程与任何其他活动的规划过程非常相似。正如你在计划面对面活动时会设身处地为与会者着想一样,你也应该为虚拟活动设身处地。你不会让与会者一次坐在座位上超过两个小时,虚拟活动也是如此。当你计划时,使用你的标准计划技巧和技巧来创建和执行一个伟大的活动。虚拟事件可能感觉不一样,但你越是将其视为面对面的事件,效果越好。

计划虚拟活动时需要问的问题

  • 内容是直播、点播还是混合?
  • 您是否在活动开始前为与会者创建了一个指南,说明如何加入主题演讲、参加会议和使用消息传递工具?
  • 你这次活动的kpi是什么?虽然你可能不太关注获得的线索,但你可以围绕会议注册和反馈调查建立目标。
  • 如果你有连接问题怎么办?
  • 你的活动是收费的还是免费的?
  • 活动结束后,按需举行的会议将持续多久?
  • 会议要多长时间?
  • 与会者将拥有哪些工具来建立网络并安排约会?

为虚拟活动准备与会者

当涉及到技术时,就会出现用户错误。虚拟事件并不都是一样的。有许多不同类型的视频会议工具,以及事件技术选项。不要想当然地认为与会者精通(或缺乏)数字技术。在活动开始之前,最好为与会者创建一个指南,解释如何访问活动、会议等等。更好的是,让与会者在活动开始前练习启动会议或发送信息。这将缓解与会者的压力,减少第一天的大量问题,并提供一个更好的与会者体验。这个指南并不一定是陈腐的。你的活动会有主持人吗?可以考虑让他们录制一个介绍视频,在内容中注入幽默的同时进行教育。

188金宝搏手机登录参与者参与虚拟活动

面对面的活动是为了参与而建立的。但是,根据事件管理器的博客在策划一场成功的虚拟活动时,参与度一直是最大的障碍。从参与者在欢乐时光的社交,到一对一的约会,再到现场问答,这些活动让参与者参与,而不是让他们坐几个小时听内容。你可能认为虚拟活动不提供参与的机会——你错了。在单独观看主题演讲时,可以采用实时投票的方式来吸引与会者。会议仍然可以包括现场问答。以事件技术形式提供的参与工具仍然可用。通过移动应用程序中的消息传递功能,与会者可以进行虚拟会面并安排会议。和往常一样,社交媒体是一个很好的参与工具。利用活动标签,让参与者发布当天最喜欢的外卖、办公室布置等照片,可以让参与者觉得自己是社区的一部分。

虚拟事件中的网络和连接

在虚拟活动中,与会者不能握手并不意味着没有机会交流。一个移动事件的应用程序,无论是在电话上还是在网页浏览器上使用,都可以连接与会者并提供消息系统。一旦参与者通过应用程序连接,他们就可以与彼此、参展商或赞助商进行一对一的约会。考虑提供专门的社交时间来鼓励与会者见面。利用注册数据,将有相似兴趣的与会者联系起来,并建立群组聊天和分组。通过视频通话、聊天组和约会方便网络连接。

来自虚拟事件的数据

可获得的数据从现场到虚拟事件都不同。在活动之前、期间和之后仍然会收集数据,这些数据可以用来确认领导,证明活动的成功,并改善下一年的活动。

在虚拟活动中收集的数据

  • #的注册
  • 人口出席者信息
  • 会议注册
  • 电子邮件打开率和点击率
  • 中心调查结果
  • #的领导
  • 购买兴趣
  • 会话评级
  • 会议的反馈
  • 社交媒体的参与度和影响力

证明虚拟事件的成功

用真实数据证明虚拟事件的成功

虚拟事件的成功取决于事件和业务目标的一致,在事件之前确定关键的绩效指标来定义事件的成功,并在事件之后分析事件数据和回顾洞见。证明事件ROI需要分析成本和收益。成本分为直接成本、间接费用和机会成本。收益包括直接收入、归属收入、归属销售渠道、品牌资产和知识交流。通过使用在虚拟活动中收集的数据来衡量成本与收益,您可以证明您的活动是成功的。在活动开始前阐明您的活动成功指标。在活动结束后,你需要花时间去了解基于你的指标的活动是否成功,以及如何在未来进行改进。

如何在最后一刻将你的现场活动变成虚拟活动

有些时候,你可能不得不做出快速的转变,而你的选择是取消事件或者让它虚拟。事实证明,如果你有合适的基础设施,将事件虚拟化并不难。分类旅游、住宿、餐饮和其他内容需要付出努力,但将内容从现场转移到虚拟并没有你想象的那么困难。

转移到虚拟活动之前要问的问题

  • 您的议程是否可以转换到虚拟环境中,或者是否需要面对面的活动?
  • 你将如何跟踪出勤率?
  • 您的组织是否有虚拟会议解决方案?
  • 您的组织是否有能够支持和管理虚拟活动的技术方面的工作人员?188金宝搏在外国稳定么
  • 你能应付这个带宽吗?
  • 你的与会者是否拥有参加虚拟会议所需的所有材料?

如何在虚拟活动中发挥作用

  • 更新活动网站,给与会者发邮件,告知他们活动正在进行虚拟化,以及改变的原因
  • 为与会者提供如何参加虚拟活动的指导
  • 在议程中,添加会话录音或现场直播的链接

虚拟活动的想法

有上百万种不同类型的虚拟活动。无论你是在举办一个虚拟会议、虚拟会议还是虚拟活动,你都可以利用你的虚拟事件解决方案.但当涉及到虚拟活动创意时,有时等待灵感的出现是一种挑战。从通过数字烹饪课、调酒师课、舞会或喜剧表演为你的虚拟活动增添一些乐趣,到通过现场投票、分组会议或移动活动应用程序吸引更多参与者,选择是无穷无尽的。想要更多的灵感,请查看26个虚拟活动的想法和例子。

虚拟活动是您的会议和活动计划的一部分

最后,将虚拟活动作为重要的数字策略添加到会议和活动计划中是个好主意。虽然我们知道虚拟活动不具备面对面互动的力量,但情况可能需要进行虚拟活动,有时是在非常短的时间内。有一个适当的计划技术这将意味着数字化的中心可以是你完全有信心的替代方案,你可以信任它,可以向与会者传递你如此努力想要实现的吸引人的、信息丰富的体验。

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缩略图

麦迪逊霍华德

作为威廉与玛丽学院的毕业生,我对写作的热情在我能够阅读之前就开始了,那是由我的父母记录下来的每晚的口头日记。当我不写作的时候,你会发现我在疯狂地看电视节目,烘焙精致的甜点,背诵流行文化的事实。
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