2020年3月19日
由麦迪逊旅行

面对面交流的价值永远不会消失,但有时虚拟是你活动计划的必要部分。但是,你如何将一个充满社交机会、教育会议和参与者见解的多日会议变成虚拟活动呢?

一旦你这样做,你如何确保与会者在整个活动中订婚?

举办一个虚拟的活动需要和面对面的活动一样的关心和关注。通过两个事件,您需要有效地推广活动,从事与会者,为与会者创造令人难忘的时刻,并证明事件成功。

唯一缺少的是场地和现场的与会者。但是,如果你不把虚拟活动看作是一次性的小演示,而是一种增值的、参与驱动的体验,你就可以创造一种影响力远远超出电脑屏幕的活动。

在这篇文章中,我们将介绍:

什么是虚拟事件?

你可能参加过在线研讨会,观看过按需健身课程,或者使用视频会议工具参加过会议。你甚至可能在舒适的办公桌上参加过会议。这些都是虚拟事件的例子。虚拟事件是指个人在线体验事件及其内容,而不是亲自聚集在一起。根据谷歌趋势,世界越来越多地枢转到虚拟。


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4主要类型的虚拟事件


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当涉及到您的整个事件程序时,虚拟事件可以添加到您主办的事件、您参加的事件和您的内部事件的混合中。虚拟事件不是其他类型事件的替代品,而是要添加并增强整个程序的新类型。下面是虚拟事件的四种主要类型

1.网络研讨会

网络研讨会通常持续45到80分钟。根据ON24“五十百分之百0%的营销人员使用了模拟网络研讨会特征 - 让他们首先记录但互动。”持有网络研讨会几乎允许来自世界各地的与会者加入并倾听一个或多个扬声器呈现内容。公司可以收取与会者使用在线支付服务的网络研讨会,或免费提供服务。网络研讨会通常使用允许Q&A的视频会议工具,呈现实时或预先记录的视频的能力,并在事实之后按需提供。由于他们的一次性教育性质,网络研讨会繁荣了100%的虚拟考勤。这些还可包括内部和外部培训。


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2.虚拟会议

就像面对面的会议一样,虚拟会议围绕一个现场,复杂的议程建造,包括keynotes,会话,突破等等。虚拟会议包括多次会话内容,可以涉及社区参与工具。虽然在铅捕获和网络方面没有作为一个人的活动,但虚拟会议允许与会者实时查看keynotes,从相关,按需内容中建立自己的议程,并与其他与会者互动。

3.内部混合事件

这些活动包括市政厅、销售活动、全公司活动、培训、部门会议等等。对于跨越国家甚至大洲的组织来说,当员工不是聚集在同一个地方时,可以使用内部混合事件向整个公司共享消息。虽然让每个员工都飞到你组织的总部是件好事,但这将是难以置信的昂贵,所需的日程安排将是耗时的。第二种最佳选择是举办部分是真人、部分是虚拟的事件。

4.外部混合事件

这些活动是为你们组织以外的人举办的。它们可以是用户会议或行业会议。这些活动需要更高层次的视频制作,以便提供与现场参与者类似的质量。这些活动允许那些无法前往活动现场的参与者参与并学习。在外部的混合活动中提供同样的价值是具有挑战性的,因为面对面的参与者能够比虚拟参与者更自由地建立网络,更容易参与内容。

为何举办虚拟事件?

举办虚拟活动的目的和举办现场活动的目的是一样的:传递公司的信息,以推动潜在客户和收益,推动采纳,并建立忠诚度终身价值。会议和活动策划者已经在面对面、虚拟和混合的事件多年,每个类型的事件都有自己的优点和缺点。例如,从虚拟的网络研讨会有好处,因为它是特意要撒一张大网思想领导,培训,或其他内容,而用户会议或区域培训计划是专门创建一对一面对面的交流,面对面的交付增强。今年,微软通过构建开发人员会议枢转到虚拟。在决定是否使您的活动虚拟中,考虑您希望从活动中获取的内容以及这些目标如何达到几乎与人物相比。

以下是托管虚拟事件的一些原因:

  • 可访问性:虽然活动仍在持有人,但虚拟选项允许您容纳无法亲自参加的与会者。
  • 预算:您的组织需要削减成本,将较小的活动和网络研讨会虚拟化,可以帮助将资金转移到一年中最大的活动,从而带来最多的潜在客户。当与会者担心旅行预算时,提供虚拟或混合选择也会有所帮助。
  • 没有其他选择:无论是由于极端天气、旅行禁令,还是天灾,你都不得不将面对面的活动变成虚拟的,或者干脆取消。

面对面交流还是虚拟交流——基本原则很重要

活动策划归根结底是基本原则。所有的活动,无论是面对面的还是虚拟的,都可能已经成为你整合营销组合的一部分。你是否从整体上考虑你的现实生活和虚拟活动?想想。你的客户和潜在客户将参加你的现场活动和虚拟活动。它们都与你的营销组合的其他部分一起工作,从而接触并吸引你的受众,让你对游戏产生全面的兴趣。所以虚拟事件不应该与你的其他事件隔离开。它们需要被整合到你的会议和活动计划中。

活动策划基础

  • 虚拟活动和真人活动一样,需要良好的市场营销。没有针对性的、有效的推广,出勤率就会下降。
  • 内容是国王。在虚拟设置中,您的内容你的活动。针对与会者量身定制的强大的keyotes和参与会话至关重要。
  • 孤独并不意味着孤独。让虚拟参与者参与进来。提供与每一种参与者类型相关的选项,并利用在线活动指南进行虚拟活动。
  • 数据是证明事件成功的唯一途径。衡量参与程度和获取与会者数据是证明活动ROI和激活买家旅程的唯一途径。

但是,人物事件和虚拟事件并不完全相同

虚拟事件具有局限性的事件没有限制。在人们的活动中可以使用唯一目的地和网络承诺绘制与会者,虚拟事件必须依赖内容。营销人员和规划人员需要将内容销售到获得最佳反应的细分。而且,对于虚拟事件,规划人员必须决定如何提供内容。在内部事件中,突发会话和多个内容选项同时保留。您是否规划了一个虚拟事件,也需要同时提供多个内容选项,或者您提供多个内容体验吗?这是一个必须做出的决定。不仅,不仅仅是参与与会者虚拟会议更困难,需要创造性和活动技术(如移动活动应用程序)来产生影响。

另一个现实是,在虚拟事件中,面对面的交流会受到影响。没有别的办法。与会者之间的网络是不可行的,销售会议必须在事实发生后召开,使用虚拟收集的数据,而不是现场收集的线索。如果您正在进行虚拟会议,您是否仍然可以创建与您的销售代表的1:1会议,在接下来的几天讨论帐户细节?事件发生后,需要更快地进行事后跟进。数据至关重要,后续工作必须快速到位。虚拟事件永远无法提供与真人事件相同水平的面对面互动。也就是说,有很多方法可以让虚拟事件成功,但这需要仔细的计划、大量的数据和敏捷性。

虚拟事件元素

虚拟活动是围绕内容、参与者参与和数据构建的。188金宝搏手机登录虽然虚拟事件不需要餐饮,但它们与其他类型的事件由许多相同的元素组成。视频制作的质量和连接性将是很重要的,同样重要的还有放置议程和内容的网站。根据《福布斯》在美国,虚拟活动应该包含现场直播和预录制的内容。以下是构成虚拟事件的元素:

  • 活动网站
  • 活动注册
  • 现场演讲内容
  • 生活,单向音频/视频
  • 问题和答案
  • 现场调查
  • 笔记/最喜欢的幻灯片
  • 记录内容
  • 互动视频会议
  • 反馈调查

事件技术和虚拟事件平台来主办虚拟事件

构建虚拟事件网站

虚拟事件依赖于技术。在不使用计算机和移动设备的情况下,将无法出席。但是虚拟事件技术比视频会议工具更多。就像一个人的事件一样,虚拟事件受益于整个事件的技术平台这有助于您宣传,执行和管理您的活动。以下是执行虚拟事件时最重要的事件技术件。

  • 活动网站
    你的活动网站用于活动推广。它的目的是一样的,无论事件是虚拟的还是面对面的。你的活动网站是你的主要推广工具,以吸引潜在的参与者,并诱使他们注册活动。你的活动网站应该传达你的虚拟活动的价值,包含活动日程安排,展示演讲者,包括常见问题,并提醒潜在与会者注册。
  • 登记
    登记是您的第一个用于数据收集的工具,对您的活动至关重要。注册工具允许与会者注册虚拟事件,提交首选项和个人信息,并根据需要提供付款。一个强大的在线注册工具允许与会者轻松注册,并为计划和营销人员提供他们需要计划一项伟大事件并证明事件成功的数据。
  • 电子邮件
    电子邮件营销可以推动对活动的需求并增加注册,在活动之前让与会者知情,并用于在您的虚拟活动之前吸引与会者,最后通过反馈调查。电子邮件是在活动各个阶段与与会者沟通的最佳方式。使用电子邮件营销工具,可以发送品牌的、个性化的电子邮件,根据与会者数据自动发送电子邮件,并提供打开率和点击率指标。
  • 在线活动指南和移动活动应用程序
    虚拟事件最重要的事件技术之一,是在线活动指南和移动活动app在活动期间是与会者的家庭基地。您可能会发现这个令人惊讶的,但是移动事件应用程序对本人的事件至关重要。这些工具在移动设备和Web浏览器上工作,是与会者的主要信息集线器。与会话链接的议程将内容放在与会者的指尖。这是与会者选择并选择添加到议程的哪些会议以及策划人员收集关于会话人气和与会者参与的数据。188金宝搏手机登录这些工具还连接与会者并提供消息传递工具,使与众不同的与会者几乎促进连接。
  • 事件反馈
    当策划者没有能力通过现场与会者的表情或口头反馈来评估反应时,事件反馈对于虚拟事件来说至关重要。使用事件的反馈工具通过事后调查收集反馈,以证明活动的成功。此外,事件反馈也可以作为一种工具来验证虚拟线索并推动他们销售。
  • 集成
    集成确保重要的注册和与会者数据在您的活动技术系统和您的虚拟活动平台。它还使此数据能够与您共享营销自动化和CRM系统。使用集成工具为了让您的参与者数据在一个地方允许您更快地跳过导线,并从会话考勤和参与等活动中分析关键洞察力。

基本知识:如何举办虚拟活动

您已决定您想要或需要计划虚拟事件。你是怎么做到的?规划过程与任何其他事件的规划过程非常相似。正如您在计划内事件计划时将自己放在您的与会者身上一样,您应该为虚拟事件做同样的事情。您不会在座位上留在座位上的与会者一次超过两个小时,并且对于虚拟事件也是如此。在您计划时,使用标准规划提示和技巧创建和执行大事件。虚拟事件可能会有所不同,但你对待他们的对待越多,更好。

在计划虚拟事件时要问的问题

  • 内容将是直播、点播,还是两者兼而有之?
  • 您是否在活动之前为与会者创建了一个指南,说明如何加入主题演讲、参加会议和使用消息传递工具?
  • 你的活动kpi是什么?虽然您可能较少关注获得的线索,但您可以围绕会话注册和反馈调查建立目标。
  • 如果您有连接问题会发生什么?
  • 您是否会收取活动或免费提供访问权限?
  • 活动后需按需会话有多长?
  • 会议将多长时间?
  • 与会者将有哪些工具网络并安排约会?

为虚拟活动的与会者做准备

当涉及技术时,将有用户错误。虚拟事件并非都是一样的。有许多不同类型的视频会议工具,以及事件技术选项。不要让您的与会者的数字娴熟(或缺乏)理所当然。在活动之前,它是最好的做法,为参加者创建指南,解释如何访问事件,会话等。更好,允许与会者在事件开始前练习发布会话或发送消息。这将缓解与会者压力,将事件第1天的问题减少到涓涓细流,并提供更好的较好的与会者经验。本指南不一定是陈旧的。您的活动会有一系列的某种吗?考虑让他们记录一个引入视频,在将幽默留到内容时教育它们。

188金宝搏手机登录参与虚拟活动

面对面的活动是为了交流而建立的。但是,根据活动经理博客在美国,用户粘性一直是策划成功虚拟活动的最大障碍。从参与者在欢乐时光的交流,到一对一的约会,再到现场的问答,这些活动让参与者参与进来,而不是让他们坐上几个小时听内容。你可能认为虚拟活动不能提供参与的机会——你错了。在单独观看的情况下,可以通过现场投票来吸引与会者。会议还可以包括现场问答。以事件技术形式提供的参与工具仍然可用。通过移动应用程序中的消息传递功能,与会者可以虚拟地见面并建立会议。和往常一样,社交媒体是一个很好的参与工具。利用活动标签,让参与者上传当天最喜欢的外卖、办公设施等照片,可以让参与者感觉他们是社区的一部分。

在虚拟事件期间建立网络和连接

有了虚拟事件,因为与会者无法握手并不意味着没有机会网络。一种移动事件的应用程序,无论是在手机上还是在Web浏览器中都可以连接与会者并提供消息传递系统。一旦与会者连接在应用程序上,他们就可以互相安排一对一的约会,参展商或赞助商。考虑提供专门的网络时间来鼓励与会者见面。使用注册数据,具有类似兴趣的链接与会者,并设置组聊天和突破。通过视频通话,聊天组和约会方便网络。

虚拟事件的数据

可用的数据从in-persies变化到虚拟事件。在活动之前,期间和之后仍然收集数据,可以用来符合领导,证明事件成功,并改善明年的活动。

数据收集在虚拟事件

  • #的注册
  • 人口出席者信息
  • 会议注册
  • 电子邮件打开和点击率
  • 中心调查结果
  • #的领导
  • 购买兴趣
  • 会话评级
  • 会议的反馈
  • 社交媒体参与和触及

证明虚拟事件成功

用真实数据证明虚拟事件成功

虚拟事件的成功取决于调整事件和业务目标,在事件发生前确定关键性能指标以定义事件成功,并在事件发生后分析事件数据和回顾见解。证明活动ROI.需要对成本和收益进行分析。成本包括直接成本、间接费用和机会成本。利益是指直接收入、归属收入、归属销售渠道、品牌资产和知识交流。通过使用在虚拟活动中收集的数据来权衡成本和收益,您可以证明您的活动是成功的。在活动开始前阐明你的活动成功度量标准。活动结束后,根据您的指标花些时间了解活动是否成功,以及未来如何改进。

如何在最后一分钟将您的Live Event转换为虚拟事件

可能有时您必须快速转移,您的选择是取消事件或者使其虚拟。事实证明,如果您拥有合适的基础架构,则会虚拟虚拟并不困难。整理旅行,住宿,F&B等部分需要努力,但是将内容从人们思考转移到虚拟并不像您想象的那么困难。

在进入虚拟活动之前要问的问题

  • 您的议程是否可以将其翻译成虚拟设置,或者是必需的内部活动?
  • 你将如何追踪出席?
  • 您的组织是否有虚拟会议解决方案?
  • 您的组织是否有员工可以支持和管理虚拟事件的技术方面?188金宝搏在外国稳定么
  • 你能处理好带宽吗?
  • 你的与会者是否拥有虚拟出席所需的所有材料?

如何转向虚拟事件

  • 更新活动网站,给与会者发邮件,告知他们活动将变成虚拟的,以及改变的原因
  • 为与会者提供关于如何参加事件的指南
  • 在议程中,添加与会话录制或直播的链接

虚拟活动的想法

有一百万种不同类型的虚拟事件。无论您是抛出虚拟会议,虚拟会议还是虚拟事件,都可以使用您的方式完成虚拟事件解决方案。但对于虚拟活动创意来说,有时候等待灵感来袭是一个挑战。从数字烹饪课程、调酒师课程、舞蹈派对或喜剧表演为你的虚拟活动增添乐趣,到通过现场投票、分组会议或移动活动应用程序吸引更多参与者,选择是无穷无尽的。想要更多的灵感,请查看26个虚拟事件的想法和例子。

虚拟事件作为会议和活动计划的一部分

最后,在会议和活动计划中添加虚拟活动作为关键的数字策略是一个好主意。虽然我们知道虚拟事件不具有面对面交流的力量,但情况可能需要虚拟,有时是在非常短的通知。有计划,适当技术这意味着,转向数字化将是你完全有信心的另一种选择,也是你可以信任的一种选择,它可以向你努力工作的参与者传递吸引人的、信息丰富的体验。

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缩略图

麦迪逊旅行者

在威廉和玛丽学院毕业,我对写作之前的热情开始在我读书之前开始,夜间口头日记检测是我柔美的父母转录。

当我不写作的时候,你会发现我沉迷于看电视节目,烘焙精致的甜点,记忆流行文化事实。

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