2021年5月4日,
通过安娜林西克姆

在几天之内,已经计划好几个月的现场活动和会议突然被推迟或取消。虚拟事件成为了新的常态,我们必须学会如何创建有效的项目。我们在风暴中航行,并从中吸取了很多教训。活动行业学到的最重要的经验之一是,虽然虚拟活动确实有其好处,但现场活动将永远是任何强大的活动计划的重要组成部分。

现在,是时候考虑另一种类型的事件了——混合事件。在某些情况下,例如这次全球大流行,虚拟事件是唯一的选择。在某些情况下,面对面的活动是收集线索和吸引观众的最有效方式。混合活动,即结合了真人和虚拟体验的活动,将成为活动行业新常态的重要组成部分。

在本指南中,我们将带您了解混合事件的基础知识,如何设计成功的混合事件,以及如何围绕这种新的、必要的编程类型调整事件策略。

内容


2021年9月13日至17日,Cvent客户周

混合活动和您的总体活动策略

创建一个成功的混合活动需要计划和头脑风暴。你举办的是内部活动还是外部活动?你是否拥有有效营销和推广混合活动的工具?你希望你的参与者能从这次活动中得到什么?回答这些问题和更多问题将有助于您开始构建混合型事件程序。

何时举办混合事件

您必须做出的第一个决定是是否在事件中包含虚拟组件。这有意义吗?什么时候应该举办混合活动、现场活动和虚拟活动?

混合的事件

混合活动是那些既能有效地进行现场又能进行虚拟活动的项目的完美解决方案。下面是一些完美的混合活动程序的例子:

  1. 贸易展览会
  2. 会议
  3. 销售开球
  4. 全球市政厅

混合活动也是非常有用的解决方案,因为很多与会者通常会亲自出席。以下是一些通常会在活动现场的参与者可能不得不虚拟出席的例子:

  1. 由于健康或安全考虑,参加者不能或不想旅行。
  2. 参加者的组织有有限的旅行开支,因此,不能旅行到活动现场。
  3. 您将举办活动现场部分的地点有容量限制,所以不是所有的参与者都可以聚集在现场。

最好的做法可能是在活动前发出一份调查,收集你的受邀者的现状和感受。如果你觉得很多人更喜欢参加虚拟活动,那么混合型活动可能是最好的选择。

现场活动

最重要的是,所有的参与者都要亲自到场。你知道大多数内容无法在虚拟环境中很好地翻译,也没有更好的替代方式来传达它,所以现场体验是传递信息的最佳方式。以下是一些你可能想要现场举办的活动:

  1. 小的客户午宴
  2. 团队绑定郊游
  3. 颁奖典礼

当你主持现场活动时,安全将是第一要务。通过提供自助值机选项和计划您的日程安排,让您的与会者感到舒适座位安排遵守社会疏散指南。


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虚拟事件

如果您无法主持现场活动,预算很小,或者您想要共享的信息可以通过视频有效共享,则应计划完全虚拟的活动。如果没有必要亲自参加,不要浪费金钱或时间。为未来的现场或混合活动重新分配这些资产。以下是一些有效虚拟事件的示例:

  1. 在线研讨会
  2. 频繁的团队会议
  3. 客户成功组
  4. 研究小组
  5. 行政面板

阅读我们创建一个惊人的虚拟事件的指南。

混合事件的类型

我们将首先深入研究内部和外部混合事件之间的区别,以及每种混合事件的一些最常见的例子。

内部混合事件

内部事件是持有的计划,使公司的内部利益攸关方受益,包括员工,领导力,工作人员等。对于许多公司来说,几乎不可能在同一房间内收集所有内部利益攸关方进行会议。这是混合事件发挥的地方。选择一个场地,让您的活动,如贵公司的总部,然后将会议直播到贵公司的其余部分。以下是常见内部混合事件的一些示例:

  1. 销售开始
  2. 全球市政厅
  3. 更大的团队会议
  4. 公司精神周

外部混合事件

外部事件是针对客户的计划,前景,客户等。将您的实时外部事件转换为混合设置,可以帮助更多与会者并降低碳足迹。可以进行混合的外部事件包括以下内容:

  1. 会议和贸易展览
  2. 客户会议
  3. 产品演示


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混合事件的核心元素、目标和优势

重要的是要花时间确定你的混合活动的目标,以及收集所有你需要的工具,以有效地执行这些目标。下面我们将列出一些共同的元素、目标和混合型活动的优势。

混合事件的关键元素

我们在业内听到的一个常见误解是,混合事件只需要一个虚拟流媒体提供商。一个成功的混合活动需要与现场活动相同的元素和特点。与一个伟大的虚拟流媒体提供商配对这些元素会让你的混血儿大获成功。

引人入胜的内容

在混合活动中,你的内容可以说更加重要。不仅你的现场参与者必须参与,你的虚拟参与者也应该参与整个活动。确保你所有的演讲者都做好了准备,通过管理他们的内容和整体议程,确保他们的演讲是吸引人的。

市场营销

混合活动既能吸引现场参与者,也能吸引虚拟参与者。这让你的组织有机会吸引两倍(或更多)的参与者来参加你的活动,这意味着你的混合的事件营销与以往一样重要。创建一个美丽的活动网站,显示所有计划信息和电子邮件潜在与会者,以绘制历史记录数量。

登记

您的混合事件注册过程应该与您的现场事件注册一样无缝。创建一个带有您组织的颜色和您的活动信息的品牌活动注册网页,以便潜在的参与者可以轻松地找到关于您的计划的所有细节。为您的亲自出席者和虚拟出席者创建自定义注册路径,以便他们可以注册适当的会议。最后,跟踪那些放弃注册的人,给他们发邮件提醒注册!

任命安排

当您的某些与会者几乎参与时,其他与众不同,其他人都在人,计划会议更加困难。你可以使用一个任命调度工具在与会者的日程表上划出用于社交的时间。他们可以直接通过这个工具进行沟通和设置会面时间。这样,虚拟和现场的参与者可以有效地看到彼此的日程表和网络上的可用性。

混合的事件目标

虽然您的所有活动都有各自的目标,但所有混合活动的总体目标是让尽可能多的参与者参与,不管他们是如何参与的。如果人们想体验人际关系,混合活动允许他们亲自联系。混合活动还允许因健康问题或旅行限制而无法参加的个人灵活参与虚拟活动。目标是让这两个群体的体验同样吸引人。通过减少进入壁垒,混合活动为更多的人提供了与您的内容和品牌互动的机会。

好处

汉娜•蒙塔娜(Hannah Montana)在演唱《You get the best of both worlds》时,一定是在谈论混合事件。使用混合事件,您可以同时获得面对面事件和虚拟事件的优势。下面是一些最大的优势,使您的事件混合。

提高出勤率

虽然一个人的活动或会议往往是最具吸引力的,但有些人没有时间或能够长途跋涉去参加这些活动。更不用说,有时候,那些人的活动可以携带一个漂亮的价格标签。这两个因素都可以阻止个人决定注册您的活动。然而,通过混合事件,如果他们可以从舒适性和更低的成本下,这些人可能会更加强迫参加。枢转到混合动力车可以吸引更多的注册人,而不是完全是一个人的事件。

增强内容订婚

当您举办混合活动时,您将直播您的演讲者和会议,供虚拟参与者观看。这允许您记录这些会话,并在活动结束后发送它们。那些不能参加特定的会议,或者只是想重新观看和学习更多内容的参与者现在可以在活动结束几天甚至几周后参与到内容中。这将使你的活动和你的公司在活动结束后的很长一段时间里留在与会者的脑海里。

低碳足迹

通过减少现场与会者的数量,您的活动的碳足迹也将减少。与会者的旅行会少,抛出少吃的饭菜,租赁椅和桌子的运输较少。您的公司不仅将定位为活动促销机构,也将作为环保意识的组织定位。

增加赞助价值

现在您的活动是混合的,您的赞助商有机会进入您的亲自和您的虚拟与会者面前。这是他们以前的曝光率的两倍。在数字环境中托管您的活动的一部分为品牌意识和优势产生了新的机会。通过向赞助商提供更多价值,您的活动将吸引更多的赞助美元甚至更多的赞助商。这有助于抵消运行混合事件的技术成本。

如何创建成功的混合事件

现在,你已经列出了你的目标,并确定了你的混合活动需要包括的元素,是时候开始规划你的计划了。在接下来的几节中,我们将介绍一些常见的挑战,以及如何解决它们,以及如何创建完美的议程,让与会者参与进来。

避免共同的挑战和陷阱

在将这些混合计划付诸实施时,规划者会面临一些常见的困境。我们在下面列出了它们,以及帮助您避免这些陷阱的提示和技巧。

确保它是一个事件,但两个经历

混合事件是一种平衡行为。他们在真人和虚拟参与者之间取得平衡,因此,他们必须平衡这两种体验。一方面,你必须以不同的方式向两个群体传递内容。你必须确保你的视频流服务正常工作,你的演讲者准备好被录制并在摄像机前发言。然而,你不希望你的混合事件感觉像两个完全不同的事件-它是一个事件有两个经验。确保你的内容与现场和虚拟参与者相关,不要计划联合活动,使某一组人无法参与。

保持内容引人入胜

你的内容在混合活动中比在现场活动中更重要。要让虚拟参与者在电脑屏幕前参与进来要困难得多。为了保持内容的吸引力,要确保它能够很好地通过视频进行翻译。加入实时投票或问答,让虚拟参与者参与进来。并且确保会议的长度是可以理解的——没有人愿意坐着听完长达5个小时的主题演讲。

时区导航

举办混合活动的好处之一是,参与者几乎可以从世界各地参加。然而,这带来了适应虚拟与会者不同时区的挑战。加利福尼亚州的与会者很难在东部时间上午8:30参加现场主旨演讲。请确保您向虚拟与会者提供的会议可以按需访问。如果可能的话,多次提供同一个现场会议,这样人们就可以在适合自己的时间参加会议并获得现场体验。

成功混合事件的4个要素

任何成功的活动都有四个关键元素:内容、社区、赞助和分析。在本节中,我们将解释如何针对混合事件执行这些元素。

内容

如前所述,在混合活动中,内容为王。你要确保现场和虚拟参与者的参与程度是一样的。这就是“一件事,两种体验”心态发挥作用的地方。您不能以相同的方式为两个组提供相同的内容。这里有一些想法,如何以不同的方式迎合你的虚拟和现场参与者的内容:

有一个专门专门用于您的虚拟与会者的现场代表

你的现场参与者很可能会有一个人在舞台或讲台上直接演讲一整天。这可能会让虚拟参与者感到被冷落,甚至离行动更远。要解决这个问题,可以让一名活动协调员仅为虚拟参与者发言。他们可以向与会者详细介绍他们的虚拟体验,并介绍虚拟会议或社交机会。

为虚拟与会者创建单独的内容

现场和虚拟与会者都将观看一些大型会议,如主题演讲。但不要让虚拟与会者在互动网络会议上观看现场与会者。为虚拟与会者提供行业专家的独家虚拟专访,或与思想领袖的小组讨论。通过自定义的注册路径有效地指定现场会话与虚拟会话,因此没有与会者注册错误的会话。

按需提供内容

正如前面提到的,保持一个参与者的注意力在电脑屏幕前比保持现场参与者的注意力要困难得多。您的虚拟参与者可能不得不在一天中进行更多的休息,或者他们可能一次只能参加一两个小时的活动。确保您的大部分内容是按需提供的,以便虚拟与会者可以在更方便的时间访问它。

让每个人都对你的议程保持警觉和兴奋

在现场活动期间,通常会向与会者宣布休息后将介绍哪些会议或主题。确保为虚拟与会者提供相同的体验。让您的现场虚拟代表提醒您的虚拟与会者日程安排,以确保他们能够参加下一次会议。你甚至可以使用赌博应用体验让他们在课间休息时感到愉快,并为下一节课感到兴奋。

转向“事件制作人”心态

创建一个成功的混合活动需要大量的工作,你应该把自己当成这个活动程序的设计师。您负责创建一个议程,以满足面对面和虚拟参与者,它是由您设计一个有吸引力和有效的计划。以下是你在制作混合活动议程时要问自己的一些关键问题:

你的疗程要持续多长时间?

你的治疗时间是一个小时吗?半个小时?15分钟?各种长度?你想要在你的会话长度上取得平衡。它们应该足够长,让你准备的所有信息都能被分享,但它们也应该足够简洁,让虚拟参与者保持专注和参与。

你每天要主持多少节课?

你不想让人们被信息和内容淹没。现场参与者更有可能想要参加更多的会议,因为他们要从很远的地方亲自参加。然而,你的虚拟参与者在电脑屏幕前可能会有较短的注意力持续时间。一个解决方案是每天为虚拟参与者提供更少的实时会议,这样他们就不会被挤得水里。相反,提供更多他们可以在闲暇时访问的按需内容。

您是否会对虚拟与人员与众不同会话有不同的会话?

当您创建您的注册路径时,是否会有某些会议仅供亲自出席者使用,而某些会议仅供虚拟出席者使用?例如,你是否想要主持一个虚拟参与者无法体验的现场交流会议?你会为这些虚拟参与者提供什么呢?决定您的注册路径对于不同的参与者有何不同。

社区

现场参与者可以在活动中亲身体验社区。对他们来说,与人交往、进行有机对话和建立联系要容易得多。然而,也有一些方法可以将这个社区带给您的虚拟受众。

在你的会议中加入实时投票和问答

使用现场投票和现场问答等工具将虚拟和现场观众联系起来。在会议期间,鼓励两位观众提交问题和回答投票主题,以便他们能够参与并相互交流。您的虚拟与会者可能会提出一个您的现场与会者从未想过的问题,反之亦然。这是一个获得双倍知识和双倍反馈的绝佳机会。

创建协作虚拟会话

如果现场的与会者是分组会议,给虚拟与会者同样的机会。许多虚拟流媒体提供商可以在会议中创建会议室。聚集你的虚拟参与者,让他们在更小的群体中联系,这样他们也可以建立社区。

赞助

赞助美元对任何事件计划至关重要。因此,您的赞助商必须从杂交事件中收到相同的(或更多)值,因为它们来自现场事件。有很多方法可以将赞助商放在虚拟和亲人的与会者面前,并创造高价值。下面只是让你开始的一些想法:

  1. 移动应用横幅广告
  2. 推送通知
  3. 发起会话
  4. 活动网站赞助商页面
  5. 实体和虚拟的赞助摊位
  6. 在访问按需内容之前进行广告赞助

分析

你的事后行动和你在活动中所做的同样重要。如果你不能获得任何见解,举办一场活动就毫无意义。确保发送一份活动后的调查,以了解哪些内容引起了人们的共鸣,以及参与者对现场和虚拟体验的感受。此外,在活动期间查看参与者的数据。确保跟踪那些参加了很多会议、问了很多问题或与你的赞助商有联系的参与者。

《未知计划

过去的几个月完全是不可预测的。但我们都从这次经历中学到了很多。我们学到的最重要的教训之一就是做好准备。将虚拟和混合活动纳入您的总体活动计划将是您的活动策略的关键部分,因为我们将在未来几个月的未知时间内进行导航。现场直播、面对面的活动永远不会过时,但制定备份计划也不会有什么坏处。让混合活动成为你的。

对混合动力车还有疑问吗?查看我们的用于假人电子书的混合事件策略关于成功计划和最大化你的混合活动的建议,包括:

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  • 营销两种经验为一个混合事件
  • 这意味着成为一个“有能力的场地”

……只是举几个例子!

缩略图

安娜林西克姆

我刚从华盛顿李大学毕业,目前在Cvent担任市场合作伙伴团队的销售发展代表。我的写作之旅始于我的表兄弟姐妹们的故事,以及我们在家庭度假时不可思议的冒险。你会发现我在整理我的衣橱,在做凯拉·伊茨内斯(Kayla Itsines)的锻炼,或者在看电视办公室对于Umpteenth时间
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