2020年6月18日
通过安娜林西克姆

说过去的几个月是一场旋风是保守的说法。几天之内,提前几个月计划的现场活动和会议突然被推迟或取消。虚拟活动成为新的常态,我们必须学习如何创建有效的程序。我们渡过了难关,一路上学到了很多教训。活动行业学到的最重要的教训之一是,虽然虚拟活动有其好处,但实时活动始终是任何健壮活动程序的重要组成部分。

现在,是时候考虑另一种类型的事件了——混合事件。在某些情况下,比如这次全球大流行,虚拟事件是唯一的选择。在某些情况下,面对面的活动将是收集线索和吸引观众的最有效的方式。混合事件,即结合了亲身体验和虚拟体验的事件,将成为事件行业新常态的重要组成部分。

在本指南中,我们将带领您了解混合事件的基本知识,如何设计成功的混合事件,以及如何根据这种新的、必要的编程类型调整事件策略。

内容

混合事件和你的整体事件策略

创造一个成功的混合活动需要计划和头脑风暴。你主持的是内部活动还是外部活动?你是否拥有有效营销和推广你的混合活动所需的工具?你希望你的与会者能从这次活动中得到什么?回答这些问题和更多将帮助你开始建立你的混合事件程序。

何时举办混合事件

您必须做出的第一个决定是,是否要在事件中包含一个虚拟组件。这讲得通吗?你应该在什么时候举办混合活动,现场活动还是虚拟活动?

混合的事件

混合活动是这些项目的完美解决方案,可以有效地举行现场和虚拟。下面是一些完美的混合事件程序的例子:

  1. 贸易展
  2. 会议
  3. 销售开球
  4. 全球市政厅

混合活动也是非常有用的解决方案,当你的许多参与者通常都不能亲自参加。以下是一些通常在现场参加活动的与会者可能不得不虚拟出席的例子:

  1. 由于健康或安全问题,与会者不能或不想旅行。
  2. 参加者的组织有有限的旅费,因此,不能前往活动。
  3. 您将举办活动现场部分的场地有容量限制,所以不是所有与会者都可以聚集在现场。

最好的做法可能是在活动开始前进行一次调查,以获取被邀请者的当前情况和感受。如果你觉得很多人更喜欢参加虚拟活动,混合活动可能是最好的选择。

现场活动

当所有的参与者亲自到场是最重要的时候,你就应该计划所有的现场活动。你知道大部分的内容实际上都不能很好地翻译,而且没有一个好的替代方法来传达它,所以现场体验是传递信息的最佳方式。以下是一些你可能想在现场举办的活动的例子:

  1. 小的客户午宴
  2. 团队凝聚力郊游
  3. 颁奖典礼

当您托管现场事件时,安全将是一个优先级。通过提供自助式办理入住选择并计划您的选择,让您的与会者感到舒适座位安排要遵循社交距离原则。


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虚拟事件

如果您无法托管现场事件,则应计划完全虚拟事件,具有小预算,或者如果您想要共享的信息,则可以通过视频有效共享。如果没有人们亲自参加,不要浪费金钱或时间。重新分配未来现场或混合事件的资产。以下是有效虚拟事件的一些示例:

  1. 在线研讨会
  2. 频繁的团队会议
  3. 客户成功组
  4. 学习小组
  5. 管理面板

阅读我们的指南创造一个神奇的虚拟事件。

混合事件的类型

我们将首先深入了解内部和外部混合事件之间的差异,以及其中最常见的一些例子。

内部混合事件

内部活动是为了公司内部利益相关者(包括员工、领导、员工等)的利益而举办的活动。对于许多公司来说,几乎不可能把所有的内部利益相关者聚集在同一间屋子里开会。这就是混合事件发挥作用的地方。为你的活动选择一个地点,比如公司总部,然后将会议直播到公司的其他地方。下面是一些常见的内部混合事件的例子:

  1. 销售开始
  2. 全球市政厅
  3. 更大的团队会议
  4. 公司精神周

外部混合事件

外部活动是针对你的客户、潜在客户、客户等的项目。将现场的外部活动过渡到混合环境可以帮助吸引更多的与会者,并降低你的碳足迹。可以混合的外部事件包括:

  1. 会议及贸易展览
  2. 客户会议
  3. 产品演示


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核心元素,目标和混合事件的优势

花点时间确定你的混合活动的目标,以及收集所有你需要的工具来有效地执行这些目标是很重要的。下面我们将概述混合活动的常见元素、目标和优势。

混合事件的关键元素

我们在行业中听到的一个常见误解是,混合事件所需要的只是一个虚拟流媒体提供商。一个成功的混合活动需要与现场活动相同的元素和功能。与一个伟大的虚拟流媒体提供商配对,这些因素将使你的混合活动取得巨大的成功。

引人入胜的内容

在混合活动中,你的内容可以说更加重要。不仅你的亲身参与者必须参与,你的虚拟参与者也应该参与整个活动。确保你所有的演讲者都准备好了,并且通过管理他们的内容和整体议程来吸引人。

市场营销

混合活动既能吸引现场参与者,也能吸引虚拟参与者。这让你的组织有机会吸引两倍(或更多!)的参与者参加你的活动,这意味着营销你的活动和以往一样重要。创建一个漂亮的活动网站,显示所有的活动信息,并通过电子邮件吸引潜在的参与者,吸引创纪录的人数。

登记

你的混合活动的注册过程应该像你的现场活动注册一样无缝。创建一个带有您组织的颜色和您的活动信息的品牌活动注册网页,这样潜在的与会者可以很容易地找到您的项目的所有细节。为您的亲自与会者和虚拟与会者创建自定义注册路径,以便他们可以注册适当的会议。最后,跟踪那些放弃注册的人,给他们发一封提醒邮件去注册!

约会安排

当一些与会者是虚拟参加,而另一些是亲自参加时,安排会议就更加困难了。你可以使用任命调度工具阻止与会者日历上为联网预留的时间。他们可以直接通过该工具进行沟通和安排见面时间。通过这种方式,虚拟的和面对面的与会者可以有效地看到彼此的日历和网络上的可用性。

混合的事件目标

虽然您的所有活动都有个别目标,但所有混合事件的总体目标是尽可能多地参与同时,但他们可能正在参与。混合事件允许人们如果他们想要这种人的连接经验,人们可以联系。混合事件还允许由于健康问题或旅行约束而无法参加的个人,这些人几乎可以灵活地参与。目标是使两组同样铆接的经验。通过减少进入障碍,混合事件为更多人提供了与您的内容和品牌互动的机会。

优势

汉娜·蒙塔娜(Hannah Montana)唱到“你得到了两个世界的最好”(You get the best of both worlds)时,一定是在谈论混合事件。使用混合事件,您可以同时获得现场事件和虚拟事件的优点。下面是一些将你的活动混合的最大优势。

提高出勤率

虽然亲自参加的活动或会议通常是最吸引人的,但有些人没有时间或没有能力远道赶来参加这些活动。更不用说,有时候,这些亲自参加的活动可能会付出相当高昂的代价。这两个因素都可以阻止个人决定注册你的活动。然而,在混合式活动中,如果个人能在舒适的沙发上以更低的费用参加的话,他们可能会更有动力参加。转向混合动力可以吸引比单独的现场活动更多的注册人。

增强内容订婚

当您举办一个混合活动时,您将直播您的发言者和会议,以供虚拟与会者观看。这允许您记录这些会话,并在事件发生后发送它们。无法参加某些会议或只是想重新观看并了解更多内容的与会者,现在可以在会议结束几天甚至几周后继续观看会议内容。这将使你的活动和你的公司在活动结束后很长一段时间内仍在与会者的脑海中。

较低的碳足迹

通过减少现场与会者的数量,你的活动的碳足迹也会减少。与会者的出行将会减少,丢弃的食物也会减少,租用的桌椅运输也会减少。你的公司将不仅定位为活动发电站,而且是一个有环保意识的组织。

增加赞助价值

现在你的活动是混合的,你的赞助商有机会在你和你的虚拟参与者面前。这是他们之前的两倍。在数字环境中举办部分活动可以为提高品牌知名度和培养领导创造新的机会。通过为你的赞助商提供更多的价值,你的活动将吸引更多的赞助资金,甚至更多的赞助商。这有助于抵消运行混合事件的技术成本。

如何创造一个成功的混合事件

既然您已经制定了目标并确定了混合活动需要包含的元素,那么就该开始规划您的项目了。在接下来的几节中,我们将介绍一些常见的挑战,以及如何解决它们,以及如何创建完美的议程和保持你的与会者参与。

避免常见的挑战和陷阱

在将这些混合计划付诸行动时,规划者们面临着一些常见的困境。我们在下面概述了它们,并提供了一些提示和技巧来帮助您避免这些陷阱。

确保这是一次事件,但却是两次经历

混合事件是一种平衡行为。他们必须在面对面和虚拟参与者之间取得平衡,因此,他们必须在这两种体验之间取得平衡。一方面,你必须以不同的方式向两个组传递你的内容。你必须确保你的视频流服务正常工作,并且你的演讲者已经准备好被录下来并在镜头前讲话。然而,你不希望你的混合活动感觉像两个完全不同的活动-它是一个活动有两个经验。确保你的内容与真人和虚拟参与者都相关,不要计划联合活动,将一个群体与参与者隔离开来。

保持内容引人入胜

你的内容在混合活动中可能比在现场活动中更重要。而让虚拟参与者坐在电脑屏幕前就困难得多了。为了保持内容的吸引力,确保它能很好地翻译成视频。加入实时投票或问答,让虚拟参与者参与其中。确保会议的长度容易理解——没有人愿意坐着听一个长达5个小时的主题演讲。

导航时区

举办混合动力车活动的一个好处是参与者可以从世界各地的几乎参加。然而,这会带来适应您的虚拟与会者不同时区的挑战。在加利福尼亚州的基于加利福尼亚州的考核演讲时,难以在上午8:30去参加主题演讲。确保您提供给您的虚拟与会者提供的会话可以按需访问。如果可能的话,多次提供相同的会议,所以人们可以参加适用于他们的时间并获得现场体验。

成功混合活动的4个要素

任何成功的活动都有四个关键元素:内容、社区、赞助和分析。在本节中,我们将解释如何针对混合事件执行这些元素。

内容

如前所述,在你的混合活动中,内容是王道。你要确保面对面的参与者和虚拟的参与者都同样投入。这就是“一件事,两件事”的心态发挥作用的地方。你不能用同样的方式为两个组提供相同的内容。以下是一些想法,如何不同地迎合你的虚拟和现场与会者的内容:

是否有一个专门针对虚拟参与者的现场代表

现场的与会者很可能一整天都有人在台上或讲台上直接向他们演讲。这可能会让虚拟参与者感到被忽视,甚至远离行动。要解决这个问题,可以让你的一个活动协调员只处理你的虚拟参与者。他们可以向与会者详细介绍他们的虚拟体验,并介绍虚拟会议或建立网络的机会。

为您的虚拟与会者创建单独的内容

您的一些较大的会话(如您的主题演示)将由您的现场和虚拟与会者查看。但不要让您的虚拟与会者在互动网络会话中观看您的现场参加者。为您的虚拟与会者提供与行业专家的专属虚拟访谈,或与思想领袖的小组讨论。通过自定义的注册路径有效地指定现场与虚拟会话,因此没有与会者注册不正确的会话。

提供您的点播内容

正如前面提到的,保持与会者在电脑屏幕前的注意力比保持现场与会者的注意力要困难得多。你的虚拟参与者可能需要在一天中休息更多的时间,或者他们一次只能参加活动一到两个小时。确保您的大部分内容都是按需提供的,以便虚拟与会者可以在更方便的时间访问。

让每个人都知道并兴奋你的日程安排

在现场事件期间,对您的参加人宣布会在休息后引入哪些会话或主题是很常见的。确保为您的虚拟与会者提供同样的经验。让您的现实虚拟代表提醒您的议程时间表的虚拟参加者,因此他们一定会参加下一届会议。你甚至可以使用gamified应用经验让他们在课间休息时感到愉悦,并为下一节课感到兴奋。

转移到“活动制片人”心态

创造一个成功的混合活动需要大量的工作,你应该把自己看作是这个活动计划的设计者。您负责创建一个议程,既迎合现场和虚拟与会者,它是由您来设计一个有吸引力和有效的程序。以下是你在制定混合活动日程时需要问自己的一些关键问题:

您的会话将持续多长时间?

你的疗程是一小时吗?半个小时?15分钟?各种长度?你想要在你的会话长度上取得平衡。它们应该足够长,让你准备的所有信息都可以分享,但它们也应该足够简洁,让虚拟参与者保持专注和参与。

你每天主持多少次会议?

你不想让人们被信息和内容压垮。现场与会者将更有可能想要参加更多的会议,因为他们会长途跋涉亲自出席。然而,你的虚拟参与者在电脑屏幕前的注意力持续时间可能会更短。一个解决方案是每天为虚拟参与者提供更少的现场会议,这样他们就不会被淹没。相反,你应该提供更多的按需内容,让他们可以在空闲时访问这些内容。

你会为虚拟参与者和面对面的参与者安排不同的会议吗?

当您创建您的注册路径时,是否有特定的会议只针对亲自与会者和特定的会议只针对虚拟与会者?例如,您是否希望主持一个虚拟参与者不会体验到的面对面的网络会议?你会为这些虚拟参与者提供什么呢?决定你的注册路径对不同的与会者有什么不同。

社区

现场与会者在活动中首次体验社区。他们可以更容易地网络阅读,具有有机话,并建立连接。但是,有些方法也将这个社区带到您的虚拟受众。

在你的会议中加入现场投票和问答

将您的Virtual和现场受众用实时轮询和Live Q&A等工具连接。在会议期间,鼓励观众提交问题并回答民意调查主题,以便他们参与并互相互动。您的虚拟与会者可能会提出一个问题,即从未跨过现场参加者的思想,反之亦然。这是一个有机会获得双倍知识和反馈的两倍。

创建协作虚拟会话

如果面对面的参与者是在进行分组讨论,给你的虚拟参与者同样的机会。许多虚拟流媒体供应商可以在会议中创建休息室。把你的虚拟参与者聚集起来,让他们在更小的小组中联系起来,这样他们也可以建立自己的社区。

赞助

赞助资金对任何项目都至关重要。因此,您的赞助商必须从您的混合活动中获得与现场活动相同(或更多)的价值。有很多方法可以让你的赞助商在你的虚拟和面对面的与会者面前创造高价值。下面是一些让你开始的建议:

  1. 移动应用程序横幅广告
  2. 推送通知
  3. 发起会话
  4. 活动网站赞助商页面
  5. 物理的和虚拟的赞助摊位
  6. 在访问点播内容之前赞助商业广告

分析

你的事后行为和你在事件中做的事情一样重要。如果你不能获得任何见解,那么举办一场活动毫无意义。确保在活动结束后进行调查,了解哪些内容能引起人们的共鸣,以及参与者对现场体验和虚拟体验的感觉。此外,在活动期间查看一下与会者的数据。确保跟进那些参加了很多会议,问了很多问题,或者与你的赞助商有接触的与会者。

一个未知的计划

过去几个月没有任何不可预测的东西。但是我们从这种体验中获得了很多学说。我们学到的最重要的教训之一是准备做好准备。将虚拟和混合事件纳入您的总事件程序将是您的活动策略的关键措施,因为我们在未知的未知数几个月内导航。生活,独立活动永远不会出现风格,但它永远不会伤害备份计划。制作混合事件您的事件。

缩略图

安娜林西克姆

我刚从华盛顿李大学毕业,现在是Cvent公司市场合作伙伴团队的销售发展代表。

我的写作之旅开始于我的表兄妹们的故事,以及我们一起在家庭度假时不可思议的冒险。你可以看到我整理我的衣柜,做Kayla Itsines的锻炼,或者看电视办公室无数次了

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