5月4日,2021年
由Anna Linthicum

要说过去几个月一直是一个旋风将是轻描淡写的。在几天之内,提前几个月的现场活动和会议突然推迟或取消。虚拟展会成为新的正常情况,我们必须学习如何创建有效的程序。我们通过风暴驾驶,沿途学到了很多教训。活动行业的最大教训之一是,虽然虚拟事件肯定有他们的好处,但实时活动将永远是任何强大事件计划的重要组成部分。


Cvent CONNECT 2021年8月1-4日

现在,现在是时候考虑不同类型的事件 - 混合事件了。将有情况存在,例如这一全局大流行,其中虚拟事件是唯一的选项。还将有局面活动将是收集领导和吸引观众最有效的方法。混合事件或结合既虚拟体验的事件,将是事件行业新正常正常的重要组成部分。

在本指南中,我们将通过混合事件的基础知识,如何设计成功的混合事件,以及如何在这种新必要类型的编程周围调整您的活动策略。

内容

混合事件和您的总活动策略

创建成功的混合事件需要计划和头脑风暴。您是否托管内部或外部活动?您是否拥有市场所需的工具,并有效地推广您的混合事件?你希望你的与会者能够离开这个活动吗?回答这些问题,并且在开始构建混合事件计划时,更多会帮助您。

何时举办混合事件

您必须做出的第一个决定是,是否将虚拟组件包含在您的活动中。是否有意义?您应该何时托管混合事件而不是现场事件而不是虚拟事件?

混合事件

混合事件是这些程序的完美解决方案,可以有效地持有现场和几乎。以下是完美混合事件计划的一些示例:

  1. 贸易展览
  2. 会议
  3. 销售启动
  4. 全球城镇大厅

混合事件也是非常有用的解决方案,当时通常在人的许多与会者不能下去。以下是一项例子,当时通常可能在活动现场的与会者可能必须参加几乎:

  1. 由于健康或安全问题,与会者不能或不想旅行。
  2. 与会者的组织有限的旅行费用,因此不能去活动。
  3. 您将托管事件的现场部分的场地具有容量限制,因此并非所有与会者将被允许收集现场。

最好的做法可能是发出预先进行预先调查,以加勒于您的邀请的当前情况和感受。如果您理解许多人更愿意选择要参加的选择,混合事件可能是最好的方法。

现场活动

完全在现场事件时应计划在最重要的是,所有与会者亲自在那里。您知道大多数内容都不会很好地翻译很好,并且没有良好的替代方案来传达它,因此现场体验是提供信息的最佳方式。以下是您可能想要托管现场的事件的一些示例:

  1. 小客户午餐
  2. 团队绑定郊游
  3. 奖项仪式

当你举办现场活动时,安全将是第一优先事项。通过提供自助签到选项和计划您的与会者感到舒适座位安排遵守社会疏散指南。


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虚拟展会

如果你不能在现场举办活动,预算有限,或者你想要分享的信息可以通过视频有效地分享,那么就应该计划完全虚拟的活动。如果不需要别人亲自参加,就不要浪费时间和金钱。为未来的现场或混合活动重新分配这些资产。以下是一些有效的虚拟事件的例子:

  1. 网络研讨会
  2. 频繁的团队会议
  3. 客户成功群体
  4. 研究组
  5. 行政面板

阅读我们创建一个惊人的虚拟事件的指南。

混合事件类型

我们将首先潜入内部和外部混合事件之间的差异,以及每个最常见的例子。

内部混合事件

内部事件是持有的计划,使公司的内部利益攸关方受益,包括员工,领导力,工作人员等。对于许多公司来说,几乎不可能在同一房间内收集所有内部利益攸关方进行会议。这是混合事件发挥的地方。选择一个场地,让您的活动,如贵公司的总部,然后将会议直播到贵公司的其余部分。以下是常见内部混合事件的一些示例:

  1. 销售开球
  2. 全球城镇大厅
  3. 更大的团队会议
  4. 公司精神周

外部混合事件

外部事件是针对客户的计划,前景,客户等。将您的实时外部事件转换为混合设置,可以帮助更多与会者并降低碳足迹。可以进行混合的外部事件包括以下内容:

  1. 会议和贸易展
  2. 客户会议
  3. 产品示范


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混合事件的核心要素,目标和优势

花点时间要确定混合事件的目标,并收集所有工具,您需要有效地执行这些目标。下面我们概述了采取活动混合的常见元素,目标和优势。

混合事件的关键要素

我们在行业中听到的一个常见的误解是你对混合事件所需的只是一个虚拟流传输提供商。成功的混合事件需要与现场事件相同的元素和功能。与伟大的虚拟流提供者配对,这些元素将使您的混合事件取得巨大成功。

参与内容

您的内容在混合事件中可以说是更重要的。您的内在与会者不仅要订婚,而且您的虚拟与会者也应在整个活动中参与其中。确保准备所有发言者,并通过管理其内容和整体议程来参与他们的演讲。

营销

混合事件吸引了人们的参与者和虚拟与会者。这使您的组织有机会吸引两次(或更多!)次与会者的会员人数,这意味着您的混合事件营销与以往一样重要。创建一个美丽的活动网站,显示所有计划信息和电子邮件潜在与会者,以绘制历史记录数量。

登记

您的Hybrid事件的注册过程应与您的现场活动注册一样无缝。使用组织的颜色和活动信息创建品牌活动注册网页,因此潜在的与会者可以轻松找到有关您程序的所有详细信息。为您的亲人与虚拟参加者创建自定义注册路径,以便您可以注册适当的会话。最后,跟踪那些放弃注册的人并将其发送提醒电子邮件注册!

任命安排

当您的某些与会者几乎参与时,其他与众不同,其他人都在人,计划会议更加困难。你可以使用一个预约调度工具阻止您在与网络保留的与会者日历中的时间。他们可以沟通和设置时间直接通过该工具实现。这样,虚拟和亲人的与会者可以有效地看到彼此的日历和网络上的可用性。

混合事件目标

虽然您的所有活动都有个人目标,但所有混合活动的首要目标是吸引尽可能多的参与者,无论他们是否参与。如果人们想要那种人际联系的体验,那么混合活动可以让他们亲自联系。混合活动还允许那些由于健康问题或旅行限制而无法参加的个人能够灵活地参与虚拟活动。我们的目标是让游戏体验对两组玩家都具有吸引力。通过减少进入障碍,混合活动为更多的人提供了与你的内容和品牌互动的机会。

好处

汉娜蒙大拿必须在唱歌时谈论混合事件,“你最好的两个世界。”使用混合事件,您可以获得内部活动和虚拟对应的优势。以下是制造活动混合的最大优势。

增加出勤率

虽然一个人的活动或会议往往是最具吸引力的,但有些人没有时间或能够长途跋涉去参加这些活动。更不用说,有时候,那些人的活动可以携带一个漂亮的价格标签。这两个因素都可以阻止个人决定注册您的活动。然而,通过混合事件,如果他们可以从舒适性和更低的成本下,这些人可能会更加强迫参加。枢转到混合动力车可以吸引更多的注册人,而不是完全是一个人的事件。

增强内容参与

当您托管混合事件时,您将在将您的扬声器和会话中生存,以查看虚拟与会者进行查看。这允许您录制这些会话并在事件后发送它们。无法做出某些会议或者只是想重新开始和学习更多的与会者现在可以在事件结束后与内容日或甚至几周进行。这将使您的活动和贵公司在活动结束后漫长的与会者的思想中。

低碳足迹

通过减少现场与会者的数量,您的活动的碳足迹也将减少。与会者的旅行会少,抛出少吃的饭菜,租赁椅和桌子的运输较少。您的公司不仅将定位为活动促销机构,也将作为环保意识的组织定位。

增加赞助价值

现在您的活动是混合的,您的赞助商有机会进入您的亲自和您的虚拟与会者面前。这是他们以前的曝光率的两倍。在数字环境中托管您的活动的一部分为品牌意识和优势产生了新的机会。通过向赞助商提供更多价值,您的活动将吸引更多的赞助美元甚至更多的赞助商。这有助于抵消运行混合事件的技术成本。

如何创建成功的混合事件

既然你已经奠定了你的目标并确定了为你的混合事件提供了所需的元素,现在是时候开始规划你的程序了。在下次几个部分中,我们将通过一些普遍面临的普遍挑战以及如何解决它们,以及如何创建完美的议程,并将与会者携手合作。

避免共同的挑战和陷阱

在将这些混合计划投入行动时,有一些常见的困境。我们已经在下面概述了它们,以及提示和技巧,以帮助您避免这些陷阱。

确保它是一个事件,但两个经历

混合事件是平衡行为。他们在内在和虚拟与会者之间平衡,因此,他们必须平衡这两个经验。一方面,您必须将内容与两组不同。您必须确保您的视频流服务正在正常工作,并且您的演示者准备记录并在相机前讲话。但是,您不希望您的混合事件感觉像两个完全不同的事件 - 它是一个有两个经验的活动。确保您的内容与个人和虚拟参加者有关,并且没有计划联合活动,该活动将一个集团免于参与。

保持内容接合

在混合事件期间,您的内容可以说比在现场事件期间更重要。将虚拟与会者始终处于计算机屏幕前方,更难以。要保留内容接合,请确保它将在视频中翻译。合并现场民意调查或问答,以保持涉及的虚拟与会者。并确保会话是一种可消化的长度 - 没有人愿意坐在五小时的主题演讲中。

导航时区

举办混合活动的好处之一是参与者可以来自世界各地。然而,这给适应虚拟参与者的不同时区带来了挑战。对于加利福尼亚州的与会者来说,要在美国东部时间上午8:30现场参加主题演讲是很困难的。请确保你提供给虚拟与会者的会议可以按需访问。如果可能的话,为同一会话提供多次直播,这样人们就可以在适合自己的时间参加,并获得直播体验。

成功的混合事件的4个要素

任何成功的活动都有四个关键元素:内容,社区,赞助和分析。在本节中,我们将解释如何专门为混合事件执行这些元素。

内容

如前所述,内容是您的混合事件的王。您希望确保有人和虚拟与会者同样订婚。这是“一个事件,两个经验”心态的地方。您无法为这两个组提供相同的内容。以下是如何为您的虚拟和亲人与会者提供不同方式满足您的内容的一些想法:

有一个专门专门用于您的虚拟与会者的现场代表

您的现场与会者最有可能在一天中直接解决舞台或领奖台。这可以使虚拟与会者感到遗漏,甚至进一步从行动中感到遗憾。通过让您的活动协调员只有您的虚拟与会者解决一个事件协调员来解决这个问题。他们可以专门向与会者讨论他们的虚拟体验,并介绍唯一的会话或网络机会。

为您的虚拟与会者创建单独的内容

你的一些大型会议,比如你的主题演讲,将由现场和虚拟与会者观看。但是不要让你的虚拟参与者在互动的网络会议上看着你的现场参与者。为你的虚拟与会者提供与行业专家的独家虚拟访谈,或与思想领袖的小组讨论。通过您定制的注册路径有效地指定现场会议和虚拟会议,这样就不会有与会者注册不正确的会议。

提供您的内容按需

如前所述,在电脑屏幕前面的注意力远远困难,而不是保持现场参与者的注意。您的虚拟与会者可能必须在一天中占用更多休息,或者它们可能只能一次加入这个事件一两个小时。确保大多数内容提供按需提供,以便虚拟与会者可以在更方便的时间访问它。

让每个人都意识到并对您的议程感到兴奋

在现场活动中,通常会向与会者宣布休息后将介绍哪些会议或主题。确保为你的虚拟参与者提供同样的体验。让你的现场虚拟代表提醒你的虚拟参与者议程安排,这样他们就一定会参加下一届会议。你甚至可以用a赌博应用体验让他们在休息期间娱乐,并为下一个会议兴奋。

转向“事件制造者”的心态

创建一个成功的混合事件需要很多工作,您应该将自己视为此事件计划的设计者。您负责创建符合人员和虚拟与会者的议程,并取决于您设计一个参与和有效的程序。以下是您生产杂交事件议程时的一些关键问题:

您的会话会运行多久了?

你的课程会是一个小时吗?半个小时?15分钟?各种长度?您希望在您的会话长度中取得平衡。它们应该足够长,即您准备的所有信息都可以分享,但他们也应该简洁,虚拟与会者仍然集中在一起和订婚。

你每天举办多少次会议?

您不想以信息和内容压倒人。在现场与会者将更有可能想参加更多会议,因为他们旅行了很远的地方参加。但是,您的虚拟与会者可能会在计算机屏幕前面有更短的注意力。一个解决方案是为您的虚拟与会者提供较少的每天活动会话,因此它们不会淹没。相反,提供更多的按需内容,他们可以闲暇接触。

您是否会对虚拟与人员与众不同会话有不同的会话?

创建注册路径时,是否会出现某些会话,仅适用于本人与会者以及仅为虚拟参加者的某些会话?例如,您是否希望托管虚拟与会者不会经历的人网络会话?你会如何提供这些虚拟与会者?确定您的不同与会者的注册路径如何。

社区

现场的与会者可以在活动中直接体验社区。对他们来说,亲自建立人际网络、进行有机对话、建立联系要容易得多。然而,也有一些方法可以将这个社区带给你的虚拟用户。

将现场民意调查和Q合并到您的会议中

将你的虚拟和现场观众与工具连接起来,如实时投票和实时问答。在会议期间,鼓励双方的观众提交问题和回答民意调查的主题,以便他们能够参与和相互互动。你的虚拟与会者可能会问一个现场与会者从未想过的问题,反之亦然。这是获得双倍知识和双倍反馈的好机会。

创建协作虚拟会话

如果有人与会者处于突破会议,请为您的虚拟与会者提供同一机会。许多虚拟流提供商可以在会议内创建分组室。收集您的虚拟与会者,并让它们以较小的群体连接,以便它们也可以构建该社区。

赞助

赞助美元对任何事件计划至关重要。因此,您的赞助商必须从杂交事件中收到相同的(或更多)值,因为它们来自现场事件。有很多方法可以将赞助商放在虚拟和亲人的与会者面前,并创造高价值。下面只是让你开始的一些想法:

  1. 手机应用横幅广告
  2. 推送通知
  3. 赞助商会
  4. 事件网站赞助商页面
  5. 物理和虚拟赞助商摊位
  6. 在访问按需内容之前赞助商广告

分析

您的后事件后行动与您在活动期间所做的那么重要。如果您没有获得任何见解,托管事件意味着什么。请务必发出次会议调查,以了解哪些内容与人民共振,以及您的与会者如何对其现场对虚拟体验感到感受到的。此外,在活动期间查看您的与会者的数据。一定要跟进那些出席了很多会议的与会者,问了很多问题,或与您的赞助商订婚。

为未知的计划

过去的几个月真是不可预测。但我们都从这次经历中学到了很多。我们学到的最重要的一课就是做好准备。将虚拟事件和混合事件合并到您的整个事件计划中,将是您的事件策略的一个关键部分,我们将在接下来的几个月里导航到未知的情况。面对面的现场活动永远不会过时,但有一个后备计划也无妨。让混合事件成为你的。

缩略图

安娜琳尼姆

最近华盛顿和李大学毕业生,我目前是在Cvent的营销伙伴关系队伍的销售发展代表。

我的写作旅程从关于我堂兄弟的故事和我们在家庭度假的令人难以置信的冒险中开始。你可以找到我组织衣柜,做凯拉的锻炼,或看着办公室对于Umpteenth时间

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